組織化：データについて異なる考え方をする

整理整頓は、体重を減らすようなものです。 短期的な解決策は機能しません。 あなたとあなたの従業員またはビジネスパートナーが長期的に固執できるライフスタイルの変更を行う必要があります。

このシリーズでは、あなたのビジネスとあなた自身の個人データの両方を以下のように整理する方法についてのヒントを提供します。

1.ビジネスが情報についてどう考えるか。

2.フォルダーの命名規則とそれらの考え方。

3.ファイルの命名規則。

4.情報共有。

5.電子メールの管理方法。

組織化のためのダイエット

減量に関しては、1日を通して5〜6食の食事が効果的であると感じる人もいれば、3食の食事が必要で、その間はまったくおやつを食べない人もいます。 一部の人々はジムのメンバーシップを購入します（実際に行くための原動力は、彼らが費やしたお金から来るかもしれません）が、他の人々は、日常生活に少しの運動をフィットさせるほうが良いでしょう。

重要なのは、同じソリューションがすべての人に役立つわけではないということです。 それは整理されていることと同じです。

情報についての考え方

組織化すること、そして滞在することは、あなたのビジネスのライフスタイルへのコミットメントでなければなりません。 日常業務のすべての従業員と利害関係者は、プログラムに固執する必要があります。 組織化のためのシステムは、不要なファイルを削除するなどの小さな手順を実行するか、毎週金曜日の午後に清掃を予約するなどの規則的なスケジュールでより大きな手順を実行するかを問わず、全員のルーチンに適合するプラクティスで構成する必要があります受信トレイから。

したがって、自分自身と同僚に組織化のための新しい食事を与える前に、ビジネスが情報組織をどのように見ているかを考えてください。 いくつかの可能性は次のとおりです。

•何かが最初に発生したとき、または完了する予定のときなど、日付または月ごと

•プロジェクト名別

•責任者の名前で

•会計四半期ごと

実践と現実のマッチング

チームの実際の運用方法が反映されていない場合、これらの組織システムのいずれかをビジネスに適合させないようにすることが重要です。 同僚に、特定のドキュメント（請求書や契約書など）を見つける必要があるかどうかを尋ねます。 さらに重要なことは、彼らはどのように見えるでしょうか？ ベンダー名、日付、製品の説明でコンピューターまたは会社のネットワークを検索しますか？ フォルダーを開いてファイル名をスキムしますか、それとも日付で並べ替えますか、またはファイルタイプで並べ替えますか？ 情報を見つけるのにどれくらい時間がかかりますか？ 結果をすばやく絞り込むのに役立たない方法で検索しているため、時間を無駄にしていますか？

これを行うために正式な会議は必要ありません。 立ち寄って聞いてください。 2分かかります。

複数の答えがあるかもしれません。 プロジェクトが開始された月と年を覚えている場合もあれば、同僚がプロジェクトの名前に固執する場合もあります。 どちらの場合も、情報は必ずしも静的ではありません。 おそらく、プロジェクトの開発中にコード名が付けられていたのかもしれません。 フォルダーの命名規則に関する次の記事では、これらの種類の不一致を処理できるシステムを実装する方法について説明します。

スリープ・オン・イット

この演習を行うことで、ビジネスの情報構造の理解を深めることができます。ただし、既存の構造を決定または変更する前に、1〜2日寝てからもう一度試してください。 特定のプラクティスが実施されている理由を忘れることがありますが、それらを突然変更すると、他のビジネス上の根拠を不注意に破壊してしまう可能性があります。

たとえば、私はフリーランサーが契約しているオフィスで働いていました。そこでは、請求書用と税務フォーム用の2つの実際の吊り下げファイルフォルダーに分類されていました。 それらを1つに統合することは、もっと理にかなっているように思えました。 「Doe、Jane」というラベルの付いた2つのファイルキャビネットと2つのフォルダーがあるのはなぜですか？ 請求書へのアクセスが必要になったときはいつでも、通常、フリーランサーの税務情報を調べる必要がありました。 なぜシステムを単純化しないのですか？ 現在私には明らかであるが、当時はそうではなかった理由の1つは、組織内の多くの人々が請求書へのアクセスを必要としていたが、社会保障番号などの個人データへのアクセスが必要な人はほとんどいないということです。 システム全体を再編成する前に、マネージャーがこの理論的根拠を理解し、説明してくれたのは良いことです。

奪う

この記事から取り上げる最初のステップは次のとおりです。

1.同僚と自分に尋ねる：「私たちの情報についてどう思いますか？」

2.結論に至るまで、1、2日の間、答えを頭の中で回します。

3.何らかの構造が出現し始めるはずです。 あなたがそれを見ることができるとき、まだそれに反応することを心配しないでください。

整理整頓は健康を維持するようなものです。 一晩で何も変わることはありません。あなたとあなたの組織にとって正しいライフスタイルの変更を行うことがより重要です。