整理整頓：フォルダを使用してデスクトップを整理します

整理整頓は、体重を減らすようなものです。 短期的な解決策は機能しません。 あなたとあなたの従業員またはビジネスパートナーが長期的に固執できるライフスタイルの変更を行う必要があります。

このシリーズでは、ビジネスと個人データの両方を整理する方法についてのヒントを提供します。 前の記事では、情報に対するビジネスの考え方を理解することの重要性について説明しました。 次に、コンピューターフォルダーの命名規則と構造を使用して、その基礎を実践する方法を示します。 ほとんどの企業は、これらのフォルダー構造をサーバー上またはプロジェクト管理スイート内に実装しますが、自分のデスクトップや電子メールクライアントにも同様に適用できます。

フォルダーとは何ですか？

フォルダーはビジネスの骨格です。 建物の構造と同様に、クリエイティブなデザインから簡単な機能まで、周囲のあらゆるものをサポートします。

私は私のキャリアの中で7つの異なるオフィスで働いてきました。 クリーンで常識的なフォルダー構造を持つチームは、継続的な成功と成長のために常に最高の位置にありました。

特に中小企業は、その事実に注意する必要があります：組織化された会社は、成長のために位置付けられている会社です。 現在、会社には2人しかいないので、多くの情報を頭に入れておくことができ、フォルダー構造にマッピングすることはできないと思うかもしれません。 残念ながら、新しい従業員を雇用してビジネスを成長させるときは、複雑なシステムを教えるのに多くの時間を無駄にします。 成長に費やすべきミス、時間、お金を修正するために、さらに多くの時間とお金を無駄にします。

フォルダ構造は、ビジネス構造を反映しています。 フォルダーは、作業の階層順序と一致する必要がある階層システムの他のフォルダー内にネストされます。

あなたとあなたのビジネスの他の人々が情報についてどう考えるかを議論する際に（あなたはその部分をやったのですか？）、あなたはおそらく何らかの階層の展開を見始めたでしょう。 その構造をスケッチすることをお勧めします。 紙、箇条書き、またはEvernote for Windows（年間45ドル無料、4.5スター）などのメモ作成アプリケーション、またはマインドマッピングソフトウェアを使用してスケッチするかどうかは関係ありません。 書面に記載すると、矛盾や重複があるかどうかを確認できます。

サンプル構造

デザインの構造は独特ですが、例を見るのに非常に役立つので、デスクトップで使用する基本的なものを紹介します。

ライターとして、私は主に製品レビューに取り組んでいます。 レビューについて考えると、1）レビューする製品のアイデア、2）進行中の記事、3）終了したレビューの3つのカテゴリが思い浮かびます。 「完成」カテゴリ内では、発行日までにレビューを記憶する傾向があります。1か月以内に見落としがちになることはないため、月と年に簡略化します。 「アイデア」カテゴリ内では、物事は一種の流動的です。 複数の製品を含むアイデアもあれば、単一の物に関連するアイデアもあります。 しかし、それらが流動的だからといって、それらを整理するためのシステムを持てないというわけではありません。 「進行中」のカテゴリ内で、レビューしている製品の名前を思い浮かべます。 さて、これはどのようにフォルダに変換されますか？

このシステムが機能するのは、進行中のアイデアや物事のスナップショットを見ることが重要だからです。 それらはフォルダの名前で正しいため、「レビュー」フォルダを開くとすぐに表示されます。 レビューを終えた製品の名前をすべて表示する必要はありません。そのため、発行日に従ってそれらをフォルダーに入れます。 フォルダの名前はすべて一貫しています。 プロジェクトのステータスが進行中から終了に変わると、プロジェクトを対応するフォルダーにドラッグアンドドロップします。命名規則は、プロジェクトにある他のすべてのフォルダーと同じです。 たとえば、iiなどのローマ数字のフォルダを、名前を変更せずにcとdのレベルまでドラッグすると、システムにぴったり収まります。

ヒントとコツ

数字。 月フォルダが4桁で始まることに注意してください。 最初の2桁は年を表し、2桁目は月を表します。 月の名前も見たいので、アンダースコアの後に最後に付けました。 私は、いくつかの理由で、日付に4桁または6桁の数字を使用することを強く支持しています。 まず、私は個人的に物事がいつ起こったかを覚えている傾向があるので、日付でそれらを探すことができれば物事を見つけるのは簡単です。 2番目に、アルファベット順に1101が1102の前に来るため、フォルダーを名前でソートすると、フォルダーは常に日付順に表示されます。

日付の使用は、アーカイブする必要がある場合に非常に役立ちます。これについては、電子メール管理に関する今後の記事で説明します。

タグ。 この例では、名前で並べ替えるときに "ideas"を1つにまとめたいため、 "IDEAS_"で始まるフォルダーにはすべて大文字を使用しています。 これらをタグと考えています。 進行中のレビューについては、私はタグを気にしません。 製品名でフォルダに名前を付けます。 一度に約20件以上の製品レビューが進行している場合は、おそらくフォルダーの命名規則を変更し、進行中のすべてのものを一緒にハングさせるタグを追加します。 「IN-PROGRESS_」は長すぎる可能性がありますが、「IN_」と同じくらい簡単なものが機能する可能性があります。

特に「IN_」は機能しないことがわかりました。その理由は次のとおりです。フォルダ構造全体をスケッチするとき、非常に具体的な意味で「in」という言葉を使用しました。 最初に全体をスケッチすることの重要性をご覧ください。

ユニーク。 タグと数字を使用する理由の1つは、ファイル名を一意に保つのに役立つことです。 誤って同じ場所にドラッグアンドドロップした場合、一方が他方を上書きする可能性があるため、同じ名前の2つのファイルまたはフォルダーが必要になることはありません。 そして、もちろん、紛らわしいです。

特殊文字。 アンダースコアは、フォルダーの命名規則の親友です。 彼らはきれいで、テキストを読みやすくします。 フォルダ名にスペースとハイフンを使用する人もいますが、それはあなた次第です。 何を選んでも、文字がアルファベット順の名前のソートにどのように影響するかを常に意識してください。 「_DONE」のようにフォルダを常に一番上に表示したい場合、フォルダ名の先頭にアンダースコアを使用することがあります。 その後、完成したものを一番上のフォルダに簡単にドラッグアンドドロップできます。 または、下部に表示したい場合は、「z_DONE」という名前を付けることができます。

色。 Mac OSは、フォルダを右クリックしてすばやく色分けできるという点で優れています。 PCで実行できますが、不格好です。 高度な共同設計プロジェクトに取り組んだときは、色分けに頼っていました。同僚と共有サーバー上のフォルダーに、コンテンツが新しくまだ磨かれていないときは黄色、ファイルが最初の設計段階を過ぎた後はオレンジなどのラベルを付けました紫色から、作業が完了したことを示しています。

どんなシステムを実装するにしても、それにこだわる！ 一貫性は組織化を維持するための鍵です。 体型を維持するように整理するには、迅速な修正ではなく、長期的なライフスタイルの変更が必要です。 可能な限り、それが理にかなっている限り、ビジネス全体のすべてのプロジェクト、チーム、および部門で同じ基本原則を使用するようにしてください。

奪う

この記事から覚えておくべき手順は次のとおりです。

1.フォルダ構造を実装する前にスケッチします。

2.フォルダー内を見るときにスナップショットビューで必要な情報を考慮して、情報を階層的に整理します。

3.フォルダー名に文字、数字、特殊文字を使用して、それらをインテリジェントな順序で表示します。

4.新しいフォルダーを作成するときは、命名規則と一貫性を保ちます。