整理整頓：スキャンアプリとOCRアプリで重要なデータをキャプチャする方法

光学式文字認識（OCR）を備えたスキャンアプリは、整理するために不可欠です。 最高のスキャンアプリは、重要なドキュメントはもちろん、会議のプレゼンテーションスライド、ホワイトボードのメモ、名刺など、あらゆる種類の情報をキャプチャするのに役立ちます。 紙のレシピのデジタル化から保証の保存まで、他の用途にも役立ちます。

数年前、私は新しいパスポートを取得しなければならず、同じ日にビザのためにそれを降ろしました。 パスポートを受け取った直後に、「おそらく渡す前にこれのコピーを持っているべきだ」と思いました。 携帯電話を取り出してスキャンしました。 案の定、ビザの取得には2週間以上かかりましたが、その間、大量の書類作成のためにパスポートの詳細が必要でした。 読みやすいコピーを持っていてよかった！

スキャンアプリの仕組み

モバイルスキャンアプリを使用する場合、写真を撮るのとほとんど変わりません。 理想的な設定では、対照的な背景上でドキュメントを平らに再生し、携帯電話のカメラをその方向に向けます。

次に、スキャンアプリがプロセスをガイドします。 通常、電話画面のクロップマークとドキュメントの端を揃えるように指示します。 できるだけしっかりと保持しますが、心配しないでください。 アプリはわずかな動きに合わせて調整します。 スキャンには1〜2秒かかります。 完了すると、通常、ドキュメントのプレビューが表示されます。 通常、アプリは、さらにページを追加するか、新しいスキャンを開始するかを尋ねます。

スキャンアプリを完全にスキップして、代わりにデジタルで保存したい書類の写真を撮ることができると考えているのかもしれません。 可能ですが、2つの欠点があります。 まず、画像はスキャンほど鮮明ではない可能性が高いため、読みやすいテキストがないリスクがあります。 第二に、テキストを検索できないため、後で必要なものを見つけることが非常に困難になる可能性があります。

スキャンアプリで何をスキャンする必要がありますか？

スキャンアプリを使用して整理する方法の例を見てみましょう。 その後、最適なスキャンアプリでどの機能を探すべきかを説明し、それらを備えたアプリをいくつか挙げます。

名刺

次回誰かが名刺を渡したとき、スキャンアプリを使用してその人の連絡先情報をキャプチャし、カードを返します。 ペーパーレス化がいかに簡単かを示すと同時に、詳細をデジタル形式で収集するため、後で入力する必要はありません。 一部のスキャンアプリは、名刺を検出し、連絡先アプリに新しいエントリを作成できます。 他の人はLinkedInを検索してそこに接続することを提案します。

ホワイトボードとプレゼンテーション資料

会議では、ほとんどの人が各スピーカーに十分な注意を向けたいと考えています。 プレゼンテーションやホワイトボードに目を細めていて、重要な詳細を見逃さないことを望んでいる場合、それは困難です。 優れた解決策は、スライドまたはその他の資料が表示されたときに、それらを後で詳細に確認できることを知って、すばやくスキャンすることです。

電子メールまたはバックアップするドキュメント

多くの人々や組織がデジタル文書を喜んで送ってくれますが、紙に出会うときはまだたくさんあります。 あなたの銀行があなたに署名する重要な紙の文書をあなたに与えたとしましょう、しかしあなたは弁護士に最初にそれをチェックしてもらいたいと思います。 スキャンアプリを使用する絶好のタイミングです。 いくつかのページをスキャンして、統計をメールで送信できるようにします。 一部のスキャンアプリには、デジタル署名できるツールも含まれています。

スキャンしてバックアップする必要があるその他の重要な書類には、予防接種記録、税務書類、および法的証明書（出生、結婚、移民など）が含まれます。

スキャンアプリで何を探すべきか

最高のスキャンアプリは、ドキュメントを明確にキャプチャし、テキストを検索可能にし、完成したファイルを適切な場所に保存するのに役立ちます。 探すべきものは次のとおりです。

自動エッジ検出

優れたスキャンおよびOCRアプリは、ドキュメントの端を自動的に検出します。 カメラを紙に向けると、画面に表示される切り抜きマークがドキュメントの端を独自に検索し、さまざまなサイズに調整する必要があります。 そのため、A4の用紙または名刺をスキャンする場合でも、アプリは自動的にそれを判断します。

保存およびエクスポートのオプション

最適なスキャンアプリには、Googleドライブ、Dropbox、または別のストレージサービスなど、新しくスキャンしたテキストを保存またはエクスポートできるオプションがあります。 ドキュメントを新しい場所に保管することを強制するアプリは必要ありません。

OCR

この記事の冒頭でOCRについて言及しました。 OCRを使用している場合、スキャンした単語はすべてテキストになります。 テキストをコピーして貼り付けるか、編集することもできます。 レシピをスキャンして、タイプミスがあることを確認するとしましょう。 本当に優れたスキャンとOCRアプリを使えば、タイプミスを修正できるはずです。 一部のアプリでは、最終テキストを.docxなどの使い慣れたワードプロセッシング形式に変換できます。 他のアプリケーションでは、最初にワードプロセッサでドキュメントを開くことなく、アプリ内でテキストを直接変更できます。

OCRでは、ドキュメントのテキストを検索することもできます。 つまり、予防接種記録を見つけたい場合は、医師の名前を検索してファイルを見つけることができます。 ファイルの名前を覚えておく必要はありません。 ファイルの検索に検索を頻繁に使用する場合は、間違いなくOCRが必要です。

検索機能

ファイルを別の場所にエクスポートして保存することに関しては、あまり整理されていないかもしれません。 その場合は、スキャンアプリのコンテンツを検索して、一度スキャンして現在必要なものを検索できるようにする必要があります。 優れたスキャンアプリには独自の検索機能があります。

マルチページのサポート

本当に優れたスキャンアプリは、複数のページを連続してスキャンできます。 次に、すべてのページを1つのPDFに簡単に照合する必要があります。 また、ほとんどのハイエンドスキャンアプリは、本からページをスキャンするときなど、ページのゆがみを修正します。

価格

最高のスキャンアプリとOCRアプリの多くには、無料のサービスレベルとプレミアムの有料レベルがあります。 OCRはプレミアム機能と見なされる場合があります。 スキャンアプリとOCRアプリの価格設定は少し難しいです。 しばらくの間、まともなアプリに4ドルから​​7ドルの支払いを期待できます。 現在、1回限りの料金は10倍高くなっています。 サブスクリプション料金はより合理的ですが、一部の人々は年に数回だけスキャンアプリを必要とします。

最高のスキャンアプリ

スキャンアプリで何ができるのか、なぜスキャンアプリが必要なのかを理解したので、ここで見つけることができる最高のものをいくつか紹介します。 スキャンとOCRを提供し、テキストを編集可能にするアプリに焦点を合わせました。 スキャンするだけのアプリがたくさんあります。 Evernote ScannableとモバイルDropboxアプリは2つの例です。 ただし、コピーして貼り付けたり編集したりできる最終テキストは提供されません。 これらのアプリはそうです。

どのアプリを選択しても、信頼できるスキャンアプリを手元に置いておくと、ドキュメントをデジタル化して整理できます。

ABBYY FineScanner

自由; 1か月あたり4.99ドル、1年あたり19.99ドル、または1回あたり59.99ドルのPro

ABBYY FineScannerは、おそらくモバイルデバイス向けの最高で最も高性能なスキャナーおよびOCRアプリです。 ファイルをさまざまな形式にエクスポートし、ファイルをほとんどの主要なストレージサービスに保存し、さらに40を超える言語でOCRを実行できます。 OCRを取得するにはプレミアムアカウントが必要です。OCRの料金は、月額4.99ドル、年間19.99ドル、1回限りの料金で59.99ドルです。

Android、iOSで利用可能

Microsoft Officeレンズ

自由

Microsoft Office Lensは、完全に無料の数少ないスキャンアプリの1つです。 エッジ検出とトリミングを行う他のアプリよりも少し遅く、不格好ですが、仕事は完了します。 このアプリには、名刺とホワイトボードをスキャンするための特別なモードがあります。 スキャンしたテキストを編集するには、Microsoft OneDriveを介してテキストをエクスポートし、Wordを開く必要があります。

Android、iOS、Windowsで利用可能

スキャンボット9

自由; Pro初年度4.44ドル、その後年間22.49ドル。 またはiOSで69.99ドル

Scanbotは、優れたスキャンおよびOCRアプリです。 とは言うものの、同社は最近、価格設定モデルを低価格の1回限りの料金から年間サブスクリプションまたはより高価な1回限りの料金（69.99ドル）に変更しました。 さらに、価格を追跡するのは非常に困難です。 いずれにせよ、ScanbotのProバージョンは、ほぼすべての種類のドキュメントに対して高速で正確なスキャンアプリが必要かどうかを検討する価値があります。 優れた色補正および最適化ツールに加えて、QRコードリーダーやバーコードスキャナーなどの他のスキャン機能があります。 また、これを使用して、指と携帯電話またはタブレットだけを使用してドキュメントに署名することもできます。

AndroidおよびiOSで利用可能