適切なプロジェクト管理ソフトウェアでメールを殺す方法

電子メールはストレスを増加させ、不必要な作業を作成し、人々を圧倒させます。 これらの条件下では、誰も職場で自分自身の最高のバージョンになることはできません。 過去数年間、組織はSlackやその他の職場のコミュニケーションツールなどのチームメッセージングアプリを優先して、メールから離れ始めました。 適切なツールまたはツールセットを見つけることは、チームが従来の受信トレイを放棄できるかどうかに影響します。 多くのチームにとって、プロジェクト管理ソフトウェアはソリューションの一部である必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアとは何ですか？

プロジェクト管理アプリとも呼ばれるプロジェクト管理ソフトウェアは、チームが作業を追跡するために使用するオンラインツールです。 最も広い意味では、プロジェクト管理アプリは、Microsoft Projectのような作業を管理するための複雑なソフトウェアから基本的なTo Doアプリまで何でもかまいません。 最も手軽なアプリには、リソースを管理したり、タスクに費やした時間を追跡したり、請求したりするためのその他のビジネスツールが含まれます。

適切な目的のために適切なアプリを推奨しやすくするため、さまざまなタイプのコラボレーションツールとプロジェクト管理アプリを区別することがよくあります。 ただし、これらの2つのカテゴリと他のいくつかのカテゴリ（かんばんボードアプリや作業管理アプリなど）は実質的に重複しています。 そのため、Asana、Trello、Airtable、Basecampなどのアプリは 厳密には プロジェクト管理アプリではないというケースも時々ありますが、ここに含めることができます。

プロジェクト管理ソフトウェアで何をしますか？

すべてのプロジェクト管理アプリは少し異なりますが、それらのほとんどは、チームの仕事のさまざまな側面を見ることができ、同僚にそれらについて尋ねる必要はありません。

ログインすると、チームが完了する必要があるすべてのタスクと期限が表示されます。 誰がどのタスクに割り当てられたのか、いつ完了したのか、いつ完了したのか、それについてコメントがあったのかがわかります。 同僚の1人が突然外出した場合、プロジェクト管理アプリにログインして、他のチームメンバーがピックアップする必要のある緊急の課題が今日割り当てられているかどうかを確認できます。 現在、誰かにタスクの完了を伝えるためにメールを使用したり、タスクに関する質問をしたり、承認のために何かを送信したりする場合、おそらくプロジェクト管理アプリの恩恵を受けるでしょう。

それだけではありません。 あなたと同僚がプロジェクト管理アプリを使用すると、アプリは実行された作業をカウントします。 時間通りに完了したタスクの数は？ プロジェクト全体は、期限までに完了する予定です。 堅牢なプロジェクト管理アプリには、あらゆる種類のチャートとグラフが付属しており、この種のことを監視するのに役立ちます。 そうすれば、プロジェクトがスリップし始めたら、それを早期に検出し、それを防ぐために働くことができます。 しかし、脇道にならないようにしましょう。 プロジェクト管理アプリが人々のコミュニケーションにどのように役立つかを見てみましょう。

プロジェクトマネージャーは何をしますか？

プロジェクトは一連のタスクです。 プロジェクトマネージャーは、これらすべてのタスクが何であるかを知っているか、少なくともそれらを監督している人です。 時々、プロジェクトマネージャーはタスクを放棄したり、人々が主張するためにそれらをプールに入れたりします。 その後、プロジェクトマネージャーは、タスクが完了するまでタスクとタスクを実行している人々を監視します。

すべてのチームがプロジェクトマネージャーを持っているわけではありませんが、ほとんどのチームに担当者がいます。 ビジネスオーナー、マネージャー、またはチームリーダーの場合があります。 ポイントパーソンまたは日々の意思決定者が誰であれ、それがプロジェクトマネージャーです。

電子メールがプロジェクトにとって悪い理由

電子メールは電子メールであり、これは明らかなように聞こえますが、ここにいるようにしてください。 メールは仕事を割り当てるための恐ろしい道です。 あなたの課題が普通郵便で届いたと想像してください。 それはほとんどばかげています。 それでも、電子メールは通常のメールとそれほど違いはありませんが、より高速です。

どのようなメールの提供が得意かを考えてください。

• 紙の証跡との非同期通信
• 文書配達

次に、プロジェクトマネージャーが一連のタスクを管理するときに知る必要があるものについて考えます。

• 誰が利用可能ですか
• 各ワーカーが現在割り当てている作業量と期限
• 既に割り当てられている作業の進捗状況（たとえば、「ジョンには2つのタスクが割り当てられており、両方とも90％完了しています」）
• 締め切りのカレンダー
• プロジェクトのニーズに基づいてタスクに優先順位を付け、優先順位を変更する機能

そのような仕事を郵便で行うのは笑えます。

さらに重要なことは、ほとんどのオフィスワーカーが電子メールを使用する方法によって中断が生じることです。 新しい電子メールメッセージがdingsまたはポップアップ通知と共に届くと、通常、ワーカーは受信メッセージが緊急ではないことを確認します。 その後、次の中断まで私たちが行っていたことに戻ります。 人々は一日中これを行い、メールをチェックしてスキャンします。 いくつかの調査では、電子メールの使用はナレッジワーカーの1日の約30％を占め、その時間は個別の塊ではなく、1日を通して均等に分散していることが示されています。 言い換えれば、電子メールは常に私たちを中断します。

中断は通常、正味の負の効果をもたらしますが、想定どおりの方法ではない場合があります。 中断すると、人々はよりストレスを感じ、実際よりもワークロードが大きいように感じます。 また、人々は大きな不満と時間のプレッシャーを感じます。

人々が電子メールとやり取りする方法も時間の無駄につながります。 その日のことを忘れてしまったため、1日前にスキャンしたのと同じメールを読み直す必要があると、時間を無駄にします。 主要な成果物の日付がわからない場合は、メールから日付を掘り出すのに時間がかかります。 そして、あなたが掘り出した電子メールが古いもので、日付が1週間先に進んだ場合はどうでしょうか？

これは、メールがタスクを管理するために設計されていなかったということです。 それはその仕事にとって間違ったツールです。

プロジェクト管理サービスとの通信

プロジェクト管理では、人とリソースをジャグリングし、時間に注意を払い、状況の変化に応じてタスクを再配分または再優先順位付けします。 プロジェクト管理ソフトウェアは、この種の問題や、プロジェクトの過程で一般的に発生するその他の問題を処理するように設計されています。

プロジェクト管理アプリと電子メールで通信するのはどうですか？ 自分の目で何かを見ることと、その説明を読むことの違いのようです。 最初のシナリオでは、何をいつ表示するかを制御できます。 2つ目は、他の人に頼って、最も重要だと思うこと、さらに悪いことに、あなたが聞きたいと思うことを伝えるメッセージを入力することです。

さまざまなプロジェクト管理アプリには、通信用のさまざまなツールがあります。 たとえば、ほとんどすべてが@メンションをサポートしています。 Slackや他のチームメッセージングアプリが非常に人気を集めているのを見て、それらをプロジェクト管理アプリに接続して、会話を1か所に合理化できることがよくあります。 チームチャットアプリをまだ持っていない場合は、スキップして、アプリ内チャットボックスを含むプロジェクト管理アプリを探すことができます。 Zoho ProjectsとProofHubはどちらも提供しています。

問題のプロジェクトには多くの視覚的要素があり、それに取り組んでいるチームはそれらを議論する必要があるとしましょう。 プロジェクト管理アプリに画像マークアップツールがあれば、あなたの人生はずっと楽になります。 これにより、画像を電子的に落書きしてコメントを添付できるため、チームの全員がフィードバックを提供し、理解しやすくなります。 Volerroは、マークアップツールを備えたプロジェクト管理アプリの一例です。

前述のように、プロジェクト管理アプリは、タスク、期限、進捗、担当者など、ジャグリングと追跡に必要なすべての基本的なものを処理します。 その情報はすべて、それを必要とする人々に見える。 その意味では、この種の問題について通信する必要はほとんどありません。 システムにログインし、75％完了とマークされていることを確認できたときに、タスクをほぼ完了しているかどうかを知るために、誰かとCCにメールを送る必要はありません。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、タスク管理に電子メールを使用するときに行間で読む必要があるものの多くが突然明らかになります。

電子メールを送信する時間が短くなると、作業時間が長くなります

チームを電子メールからプロジェクト管理アプリに入れて通信することのメリットは非常に大きい場合があります。 電子メールだけを減らすことで、誰もが幸せになることは間違いありませんが、誰が何をしていて、他に何をしているか、すべてのタスクのステータスをより明確に把握できるという付加価値とは比べ物になりません。 作業中に正確な情報を手元に置いておくと、意思決定者が適切な決定を下せるようになります。

プロジェクト管理アプリの使用に関するより具体的なヒントについては、「チームワークプロジェクトでプロジェクト管理を簡素化する7つの方法」および「ビジネスを整理するための5つのZohoプロジェクト機能」を参照してください。