整理する：Googleドキュメントでトラック変更を使用する方法

2014年以来、Google Docsを使用すると、他のユーザーと作業を編集または共同作業しながら、変更を追跡できます。 変更を追跡する機能により、2つの方法でより多くの編集力が得られます。 まず、あなたや他の人がレビューをしたい場合に備えて、変更をコミットせずに自分の作品を編集できます。 第二に、ドキュメントを作成して他の人と共有することができます。また、ファイルへの変更を提案することができます。 これにより、コラボレーションのプロセスがより透明になり、管理しやすくなります。

多くの人がこの機能を「変更の追跡」と呼んでいますが、Microsoft Wordではこれを「呼称」と呼んでいますが、Googleはそれを「提案」と呼んでいます。 Microsoft Officeの機能と同様に機能します。 実際、Google DocをMicrosoft Wordにインポートした場合、またはその逆の場合、追跡された変更または提案はすべて保持され、表示されます。

Googleドキュメントで提案機能を使用する方法は次のとおりです。

提案モードを有効にする方法

ソロを書いて編集している場合、または他の人の作品への変更を提案している場合は、提案モードを有効にすることから始めます。 デスクトップでは、画面の右上隅でペンアイコンと「編集中」という単語を探します。 それをクリックして、「提案」を選択します。 モバイルデバイスでは、[変更の提案]と呼ばれる設定メニューを確認します。 オンに切り替えます。

提案機能を有効にすると、新しい編集内容が確定テキストではなく編集内容としてページに表示されます。 たとえば、各削除は取り消し線付きのテキストとして表示されます。 入力した新しい単語は新しい色（この場合は緑）で表示されます。

Googleドキュメントでは、変更を提案するたびに、右マージンに小さな要約ボックスが作成され、変更を提案した人とその内容が示されます。 これらの要約ボックスは、あなたや他の編集者に変更を受け入れるか拒否する力も与えます。これについては後で詳しく説明します。

ドキュメントを共有する方法

他の人から提案された変更を受け取りたい場合は、まずドキュメントを共有して編集を有効にする必要があります。 デスクトップの右上隅にある青い[共有]ボタンをクリックします。 モバイルでは、このオプションは[共有とエクスポート]の設定にあります。 選択したユーザーのみとドキュメントを共有するか、リンクを生成して、そのリンクを持つすべてのユーザーにドキュメントを表示することができます。

最も重要な部分は次のとおりです。共同編集者に編集権限を付与する 必要 があります。 該当するオプションから[編集可能]を選択します。

共同編集者がドキュメントを受け取ったら、編集者ではなく提案者であることを確認して、全員が変更を確認できるようにする必要があります。 チームがこの方法で頻繁に作業すると、全員が画面上で編集内容を見ることに慣れ、提案が有効になっていない場合はすぐにわかります。 人々が変更の追跡に慣れていない場合、あなたはそれらを思い出させる必要があるかもしれません。

コメントの使用方法

編集の一般的なルール（誰もが常に中断する）は、ドキュメントに公開したくないものを書き込まないことです。 たとえば、ジョークをプレースホルダーテキストとして配置したり、コメントをインラインで記述したりしないでください。 議論のための質問や長い考えはコメントとして属します。

コメントを追加するには、中央にプラス記号が付いた音声ボックスのようなツールバーのアイコンを探します。 または、テキストを強調表示して、コメントボタンを右マージンに表示することもできます。 それをクリックすると、コメントを追加できます。

コメントは、追跡されている他のすべての変更と一緒に右マージンに表示されます。 共同編集者はコメントに返信することができます。これにより、ドキュメント内で行った変更について議論することができます。

コメントを承認、拒否、解決する方法

すべての提案が完了したら、作業に関する最終的な言葉を持っている人は誰でも文書を読み、変更を承認または拒否できます。

コメントについては、それぞれを「解決」するオプションがあります。 コメントを解決すると、会話履歴が永久に削除され、すべてのユーザーが削除されるため、そのボタンを押す前に問題が本当に解決されていることを確認してください。

他の人は何を見ていますか？

他の人が同じファイルにアクセスできる場合、変更を提案したりドキュメントにコメントを付けたりする際に留意すべきことがあります。 たとえば、オプトアウトしない限り、発信元の著者は、あなたが行う すべての 提案とコメントにほぼリアルタイムで追加したことに関するメール通知を受け取ります。 つまり、誰かが編集を提案してから気が変わったとしても、作成者は元の提案をメールで見ることができます。 それは憎悪です。

特に編集プロセスが難しい場合は、これらの通知を無効にすることを強くお勧めします。 編集者の頭をよぎる小さな考えの知識に悩まされるのではなく、Googleドライブに行き、歯車のアイコンをクリックして、設定を選択します。 [通知]で、両方のボックスがオフになっていることを確認します。

バージョン履歴の使用方法

厳密にはサジェストの一部ではありませんが、それでも共同執筆と編集に役立つもう1つのツールはバージョン履歴です。

[ファイル]> [バージョン履歴]を確認します。 次の2つのオプションが表示されます。現在のバージョンに名前を付けると、バージョン履歴を参照

[現在のバージョンに名前を付ける]を使用して、他の人に開いて編集する前にファイルのコピーを保存できます。 これにより、共同編集者が提案を有効にするのを忘れた場合など、何か問題が発生した場合、以前のドラフトにすばやく簡単に戻すことができます。

もう1つのオプションである[バージョン履歴を表示]は、以前に保存されたファイルのバージョンを日付と時刻でラベル付けして表示します。 役立つ場合は、名前をよりわかりやすい名前に変更できます。 ファイルの過去のバージョンを見ると、変更が異なる色で強調表示されています。 これは、おそらく変更を受け入れたり拒否したりして、今はそうしなかったらいいのに、時計を戻すのに役立つツールです。

文書を比較する方法

言及する価値のある最後のツールは、Compare Documentsと呼ばれる新しいツールです。 [ツール]メニュー（[ツール]> [ドキュメントの比較]）の下にあります。 このツールを使用すると、2つのドキュメントを比較して、両者の違いを確認できます。 あなたや他の誰かによって、あなたのドキュメントに（意図的またはその他の方法で）追加された変更を見つけるのに便利です。 このビューでは、ファイルに関するコメントも取得できます。

グループ編集に慣れていない人々のグループと協力する場合は、いつでも作業のドラフトを保存し、編集したバージョンと比較して、変更が誤ってスリップしないようにすることができます。

Googleドキュメントのその他のヒント

Googleドキュメントを頻繁に使用する場合、知っておく価値のある他のヒントがいくつかあります。 まず、Googleドキュメントをオフラインで保存する方法を知っておいてください。 そうすれば、インターネットの停止やその他の予期しないイベントによって作業が中断されることはありません。 ドライブに保存されているGoogleドキュメントを暗号化することもできます。別の便利なヒントです。 Googleドキュメントの最高のヒントのリストもぜひご覧ください。