整理する：Googleドキュメントで変更履歴を操作する方法

Googleドキュメントを使用する利点の1つは、作業内容が常に自動的に保存されることです。 もう1つは、Googleがドキュメントに加えたすべての変更の履歴を保持することです。 Googleドキュメントでバージョン履歴にアクセスできるため、ファイルの古いバージョンを復元したり、以前のバージョンのコピーを作成して別のプロジェクトに分割したりできます。

編集権限がある場合にのみ、ファイルの以前のバージョンを表示および取得できることに注意してください。 誰かがあなたとファイルを共有し、あなたに読み取り専用の許可を与えると、あなたはその履歴を見ることができなくなります。 また、GoogleドキュメントのビジネスバージョンはG Suiteと呼ばれます。 これらのヒントはどちらのバージョンでも機能するはずです。

仕組みは次のとおりです。

Googleドキュメントの古いバージョンを表示する方法

Googleドキュメントの改訂履歴のリストは、3つの方法で表示できます。

1.メニューから、[ファイル]> [バージョン履歴]> [バージョン履歴を表示]を選択します。

2. macOSでは、WindowsのショートカットCtrl + Alt + Shift + HまたはCommand + Option + Shift + Hを使用します。

3. [ヘルプ]メニューの右側にある下線付きの単語のグループをクリックします。 これらの単語は、ファイルの状態に応じて変わります。 ドキュメントを積極的に操作しているときは、「保存しています…」と表示され、クリックできないのはそれだけです。 それ以外の場合は、「ドライブに保存されたすべての変更」または「最後の編集が行われた」と表示され、その後に日付が続きます。 いずれかをクリックすると、バージョン履歴が表示されます。

ドキュメント履歴のリストが右側の新しい列に表示されます。 個人のバージョンは、各日付のヘッダーの下に折りたたまれています。 それらのいずれかを展開して、変更の詳細度を確認します。

現在のバージョンに戻るには、ウィンドウの左上にある[戻る]矢印をクリックします。

ただし、Googleのドキュメントで「ファイルのリビジョンはストレージ容量を節約するためにマージされる場合がある」とGoogleが述べているように、完全な履歴がない場合があることに注意してください。

Googleドキュメントのバージョンを復元する方法

Googleドキュメントのバージョン履歴にアクセスしたら、以前のバージョンを復元できます。 右側に表示されるバージョンのリストから、開くファイルをクリックするだけです。

ウィンドウの上部に「このバージョンを復元」という大きな青いボタンが表示されます。 選択したバージョンを復元する場合、現在選択されているバージョンの後に作成されたものも含め、他のすべてのバージョンが保持されます。

Googleドキュメントの以前のバージョンのコピーを作成する方法

ファイルの古いバージョンを復元することに加えて、ファイルのコピーを作成できます。 コピーを作成すると、同じファイルの異なるバージョンをすばやくスピンアウトできます。 たとえば、求人に応募する際に素晴らしいトリックであり、履歴書とカバーレターをそれぞれユニークにしたいが、毎回ゼロから始めたくない。

コピーを作成するには、ファイル履歴を開き、目的の履歴を選択し、3つの積み上げドットのアイコンをクリックして、[コピーを作成]を選択します。

Googleドキュメントでの編集とバージョン管理のヒント

1）バージョンに名前を付ける

Googleドキュメントで変更履歴を見つける方法がわかったので、さまざまなバージョンに名前を付けることで変更履歴をさらに活用できます。 それらに名前を付けることで、後で復元したり、別の目的でスピンアウトしたりするバージョンを簡単に識別できます。 名前を変更しない場合、デフォルトの名前は時刻と日付のスタンプになります。 次のいずれかの方法を使用して、名前を変更できます。

• バージョン履歴を開き、3つのドットが付いたアイコンをクリックして、[このバージョンに名前を付ける]を選択します。
• メニューから、[ファイル]> [バージョン履歴]> [現在のバージョンに名前を付ける]を選択します。

2）Googleドキュメントの変更を追跡する

メニューバーの右上には、デフォルトで編集と表示されるメニューボタンがあります。 クリックすると、提案と表示の2つの新しいオプションが表示されます。

[提案]に切り替えると、基本的にドキュメントの変更を追跡できます。 あなたとあなたの共同編集者がそれを使用すると、Googleドキュメントはすべての新しい素材と変更を提案として保存します。 それらは簡単に見えるように異なる色で表示されます。 それらを1つずつまたはまとめて受け入れるか拒否することができます。

3）質問とディスカッションにコメントツールを使用する

作家や編集者は、制作中の資料にコメントを入れると、最終版とともに誤って公開される可能性があるという難しい方法をよく学びます。 Google Docsにはコメントツールがあり、作成者と編集者はページに不要な単語を入力せずにコンテンツについて議論できます。 あなたはそれを使ったことに感謝するでしょう。

4）@メッセージングを使用

Googleが他のほとんどのアプリとは異なるシンボルを使用しているため、@メッセージングを使用して、誰かに編集やコメントに注意を促してください。 実際、+の代わりに@を入力すると、Googleがそれを変更します。

誰かの注意を喚起するには、コメントを作成し、プラス記号（+）を入力してから、その人の名前またはメールアドレスを入力します。 Googleは、連絡先から最も近いものを自動的に提案します。 相手がまだ連絡先にない場合は、単にメールアドレスを入力してください。 Enterキーを押す前に、時間をかけて正しく取得してください。 入力した内容は、ドキュメントへのリンクとともに、すぐにその人にメールで送信されます。 コメントに変更を加えると、その人もそれらに関するアラートを受け取ります。 そのため、Enterキーを押す前に、スパムを回避し、コメントをよく考えてください。

5）Googleドキュメント/ドライブでオフラインで書き込みおよび編集する

コンピューターやモバイルデバイスがインターネットに接続されていなくても、Googleドキュメントを使用できることをご存知ですか？ あなたはできる。 同僚のエリックレイブンズクラフトは、Googleドライブをオフラインで設定する方法についての全記事を書いており、手順を追って説明しています。

6）メールアラートを無効にする

G Suiteを使用して多くの文章を作成および編集する場合、ドキュメント内のすべての変更についてメールを受け取るのは面倒です。 これらの通知を無効にする方法は次のとおりです。 Googleドライブにアクセスします。 右上の歯車アイコンをクリックして、設定を開きます。 左側で[通知]を選択し、[メール]チェックボックスをオフにします。

短い手順は次のとおりです。Googleドライブ>設定>通知>メール

G Suiteのその他のヒント

Googleドキュメントを毎日使用する場合は、G Suiteの便利なヒントをいくつか学習することで、時間を節約し、プログラムの効率を高めることができます。 あなたのソフトウェアが何ができるかを知っているとき、それはあなたがあなたの仕事で何ができるかについての新しいアイデアを開くこともできます。