7 Asana jediがトリックしてビジネスワークフローと一体になる

ワークフローおよび生産性ツールに関しては、Asanaは他のコラボレーションプラットフォームを一掃します。 ワークフローはAsanaの目的であり、その習熟度により、PCMagがワークフローの選択ツールとして内部的に使用できるようになり、エディターズチョイスが与えられました。 すべての機能と設計要素は、プロジェクトのすべての側面またはユーザーのプレート上のすべてのタスクを完全に透過的なエクスペリエンスに統合および整理するという究極の目標につながります。

私は社内のアサナマスターと座りました。そのマスターは、ほぼ無制限のパワーでワークフロー管理ツールを使用するための隠されたトリックとテクニックを教えました。 非常に不本意ながら、彼は、クロスインデックス化されたタスク、サブタスク、および広範囲にわたるプロジェクトカレンダーの複雑なウェブから離れて、いくつかのワークフローの知恵を共有することに同意しました。 アーサナのマスターは、この記事の目的のためにPCMagが単にシーフと呼んでいることを尋ねて、彼のアイデンティティを影で覆い続けることを選択しました。

1.クロスインデックスの力を活用する

クロスインデックスは、Asanaの使用とAsanaのマスタリングの違いです。 Sheevは、プラットフォームの最も価値のある機能であると説明しました。単一のタスクを複数のプロジェクトにクロスインデックスし、そのタスクを使用して、インデックスの場所に応じて各ユーザーまたはチームに異なる情報を表示します。 クロスインデックスはタスクを複製することもありません。したがって、それを利用することは、異なる場所にある10個の同一タスクではなく、異なるプロジェクトで10回クロスインデックスされる単一のタスクを意味します。 タスクのクロスインデックスを作成するには、タスクの名前のすぐ上にマウスを移動すると、プラスボタンが表示されます。 それをクリックして、プロジェクトの名前を入力します。

管理者レベルでは、管理者は、ワークフロー設計に従って発生する織り交ぜられたタスクとサブタスクのリストを含む高レベルのプロジェクトを表示できます。 完了した1つのプロジェクトで予見されたようにタスクが進行すると、同じタスクが異なるチーム間でどのように行われるかを確認して、生産性の感覚を得ることができます（そして、そのタスクを再割り当てすると、タスクがより早く完了するかどうかを決定できます）別のチームメンバーまたは共有プロジェクト）。

サブタスクをクロスインデックスすることもできます。サブタスクを開き、左上のオーバーフローボタンをクリックして、[プロジェクトに追加]を選択します。 サブタスクは指定されたプロジェクトに表示されますが、親タスク内の場所は保持されます。 Asanaを使用すると、ワークフロー設計への接続を維持しながら、無限の数とレベルのタスクとサブタスクを作成できます。 Sheevが説明したように、外側に分岐する親タスクの観点から相互インデックス付けを考えると、タスクを異なるプロジェクトやチームに相互インデックス付けすることで、そのワークフローをビジネス内で独自の生活にするデザインが作成されます。

2.チームと通知

アーサナの知恵のシーフの次の情報は、チームの組織に関するものです。 彼は、ユーザーがチームの会話を活用して通知を構成し、ワークフローに関する組織文化を作成する方法を説明しました。 シーナは、Asanaダッシュボードの[チームの会話]タブで、@ mentionベースの基本チャットはSlack（コラボレーションの編集者の選択）と同様に機能しますが、Asanaではスレッドとして機能するチーム全体のアナウンスを送信できます。ベースの通知。 会話はタスクに関連付けられていませんが、ユーザーに@メンションしたり、タスク内のタスクを参照したりできます。これにより、ハイパーリンクとして表示されます。 Asanaメッセージはチームによって制限されているため、Basecampなどのプラットフォームにあるチーム機能ほどプロジェクト固有のブレインストーミングには適していません。 ただし、チームベースの権限により、特定のタスクに関する情報を含む通知が関連するユーザーにのみ送信されるようにします。

チーム通知は、特定のスレッドをフォローしているユーザーに基づいて、入力される情報の量を制御します。管理者は、異なるタスクで他のチームメンバーに与える可視性も制御します。 Asanaメッセージは会話のみに関連し、通知はタスクとプロジェクトに関するものですが、現在は両方が新しいAsana Inboxに表示されます。 タスクおよびプロジェクトのアクセス許可は、ユーザーに対してプライベート、チーム内の特定のチームまたはユーザーグループに対してプライベート、またはチームまたは大規模な組織ワークスペースに対してパブリックとして設定できます。

3.高度な検索をブックマークのように扱う

Slackと同様に、アーカイブされたすべてのAsanaデータは検索可能です。 Asanaの検索バーには、割り当てたタスク、作成したタスクまたはフォローしているタスクまたは会話の検索など、便利なデフォルトの提案が表示されます。 しかし、真のパワーは高度な検索フィールドで見つけることができます。 Asanaユーザーは、特定のキーワード、タスクまたは会話が割り当てられたチームメンバー、タスクが属する組織のプロジェクトまたはセクション、または誰がフォローしているかによって、検索を絞り込むことができます。 また、期日またはタスクが完了しているかどうかで検索したり、特定のファイルを探している場合は検索結果を添付ファイルに絞り込んだりすることもできます。 サブタスク、特定のタグ、または複数のプロジェクトにわたる検索を含む検索パラメーターのさらに長いドロップダウンリストがあります。

Sheevは、Asanaの検索機能を、マネージャー向けの一種の定型検索として説明しています。 すべての検索はすばやく保存でき、マネージャーの左側の検索ナビゲーションの下に表示されます（タスク、チーム、プロジェクト、または必要なファイル情報にアクセスするための簡単にアクセスできるブックマークとして）。 検索結果が中央のウィンドウに表示されます。 ページのタイトルの左側にあるスターをクリックすると、左側の検索バーに保存されます。 その正確なプロジェクトデータが次に必要になったときに、同じ正確なパラメーターを覚えて自分の気持ちを検索するのではなく、ダッシュボードに情報が表示されます。

4.未割り当てプロジェクト=精神組織ツール

Asanaでタスクを割り当てることはできますが、プロジェクトを割り当てることはできません。ただし、プロジェクトを表示するユーザーを制限できます。 共有する前に、あなた以外の誰もそのプロジェクトを見ることができません。 シーナは、Asanaのカレンダービューを使用してタスクとプロジェクトの期日を含めることに加えて、精神的な組織ツールとして、プライベートプロジェクトでタスクを未割り当てのままにすることを提案しています。 たとえば、来年に取り組む予定のすべての今後のタスクのウィッシュリストを書き留め、それらのタスクをリアルタイムで公開プロジェクトに1つずつ相互インデックス付けできます。 これは、作業中のすべてを追跡しながら、すべてのタスクを整理し、必要に応じて他のチームや部門と共有する方法です。 この方法で、ユーザー（たとえば、マネージャー）が、あなたの今後のアクティビティであふれかえることなく、あなたがしている特定のタスクを見つけるタイミングを制御できます。

5.「スイッチングステーション」プロジェクトを手元に置く

Asanaのチーム間での共有は困難な場合があるため、シーブは、部門間タスクリストとして一般に公開されているプロジェクトを使用して、さまざまなチームが取り組んでいるワークスペース全体を更新することをお勧めします。 アーサナの指定は少し難しい場合があるため、これは全員がメンバーであるチーム内の公開プロジェクトを意味します。 プロジェクトが進行するにつれて、管理者はリスト内のさまざまなタスクをさまざまな部門またはユーザーに割り当てることができます。 これにより、誰もが責任を負い、どのチームが特定のタスクのワークロードを共有しているかがわかります。

6.テンプレート、バックアップ、およびオンボーディング

Asanaの最新機能の1つは、コピーを割り当てることでチーム間でタスクを複製する機能です。 タスクの右側をクリックして[コピーの割り当て]を選択するだけで、Asanaユーザーは基本的に重複コマンドを使用せずにそのタスクからテンプレートを作成できます。 コピーを他のチームメンバーに割り当てると、そのタスクのフォロワーとして自動的に追加されます。これは、マネージャーをループ内に維持する自然な方法です。 [割り当て]フィールドをクリックし、右側のボックスにある人のアイコンをクリックします。 次に、複数の名前を入力すると、タスクがコピーされ、複数の人に割り当てられます。

ただし、複製コマンド自体を使用することは、プロジェクトデータをバックアップするための良い方法です。 Asanaにはタスクまたはプロジェクトの下部に基本的な変更ログが含まれていますが、複数のメンバーまたはチームが変更しているワークフローでは、重要な何かが削除された場合にクローン機能を使用して非表示のプロジェクトにテンプレートを作成することをお勧めしますまたは上書きされます。 AsanaのすべてのページにはカスタムURLもあるため、必要に応じてロックされたテンプレートを簡単に取得して共有できます。 タスクを手動で複製するには、タスクの左端にある[オーバーフロー]ボタンをクリックして、[複製]をクリックします。 プロセスで複製するフィールドを選択できます。

テンプレートもオンボーディングに適したツールです。 順序付けられた一連のテンプレートを作成すると、チームのワークフロープロセスがどのように見えるかを正確にナビゲートすることで、新しい従業員がプラットフォームの使用方法とプロジェクトの負荷に追いつくのに役立ちます。 最新のメジャーリリースで追加されたインタラクティブツアーAsanaと組み合わせることで、クローンタスクまたはプロジェクトリストは、初心者をスピードアップするための一連の弾丸ポイントとして機能します。

7.複数の割り当て

タスクまたはチームがストールした場合にプロジェクトを動かし続けるためのSheevの最善の策は、クロスインデックスを使用することです。 これにより、マネージャーはプロジェクトをサブタスクを含む複数の部分に分割し、物事を動かしてプロジェクトをハミングさせ、線形の進行に縛られることなく複数のチームが並行して作業できるようにします。

Asanaは、複数のユーザーにタスクを割り当てようとする人には親切に対応しません。責任を分散させることで説明責任が低下するという考えに基づいています。 しかし、シーブはこれを回避するためのトリックを持っています。 複数のユーザーに割り当てるプロジェクトを見るとき、タスクを自己割り当てし、別のチームメンバーに割り当てられた追加のタスクまたはサブタスクでそれらを複製できます。 これはアサナが不自然だと考えるかもしれないテクニックですが、マンパワーをより効率的に割り当てることで、行き詰まったプロジェクトを再び動かすのに役立ちます。