SMBのビジネスVoIPサービスを選択する際の7つのヒント

確かに、ビジネスグレードのVoice-over-IP（VoIP）プロバイダーは、最近の小規模企業やスタートアップの間で最も人気のある選択肢です。 結局のところ、大企業PBXのすべての機能をごく一部のお金で手に入れることができ、ほとんどの場合、ユーザーごとに毎月請求されます。 それに加えて、電話はデータであるため、柔軟性のまったく新しい状況が得られます。

つまり、顧客関係管理（CRM）やヘルプデスクシステムなどの他のシステムと統合できます。また、顧客がビジネスについてどのように感じているか、どのような人口統計がコアオーディエンスを構成しているかについての新しい洞察を得るためにマイニングすることもできます。

VoIPサービスにアップグレードすることを決めたが、どこから始めたらよいかわからない場合、簡単な答えは次のとおりです。ゆっくり移動し、宿題をし、コストを第一に考えないでください。 驚くほど多くのビジネスVoIPシステムがありますが、それぞれに異なる機能セットと異なる価格設定構造があるため、選択が難しい場合があります。 RingCentral Officeはエディターズチョイスの選択肢の1つですが、それを購入するためにWebサイトに自動的にアクセスする必要があるという意味ではありません。 実際、他のシステムは、コールセンター機能に特化したFreshcallerなど、さまざまな機能に焦点を合わせている場合があります。

そのため、選択したVoIPサービスが特定のビジネスに適したものであることを確認するために、宿題をしなければなりません。 そのことを念頭に置いて、ビジネスVoIPシステムを選択する前に考慮する必要がある重要な基準のこのリストをまとめました。

1.計画と価格

最も重要な特性であるコストから始めることもできます。 余裕がないなら、すべての機能を備えたビジネスVoIPサービスを選択するのは何が良いでしょうか？ 他のエディターズチョイスの受賞者であるAT&T Collaborateには素晴らしい選択肢がありますが、Basic Voice Solutionパッケージのユーザーあたり月額34.95ドルから始まりますが、オンラインで購入した場合、ユーザーあたり月額17.48ドルに削減されます。 RingCentralは、19.99ドルから同様の基本価格と中間価格を提供しています。 プレミアムレベルに移行すると、ユーザー1人あたり月額44.99ドルから開始されますが、このレベルでは、マルチレベルの自動受付、インバウンド発信者ID名、通話録音、一部のID管理機能など​​の新しい機能が提供されます。

ただし、Grasshopperなどのエディターズチョイスよりも安価なソリューションがあります。Grasshopperは月額26ドル（ユーザーごとのアスペクトなし）から始まりますが、ここでは機能を交換します。 たとえば、Grasshopperを使用すると、ボイスメールメッセージを文字変換することはできません。また、システムは、子孫の呼び出しをすべて自動的に記録しません。 これらはラップトップやタブレットからあらゆることを行う企業にとって素晴らしいサービスですが、大量の着信および発信コールを処理する企業にとっては、RingCentralやAT&T Collaborateほどではありません。

自分に合ったものをどうやって知るのですか？ 価格に集中するのをやめて、必要な機能だけを考えてください。 音声を必要とするビジネスプロセスに機能をマッピングすると、最低限の音声プラットフォームをサポートするために必要なものがわかります。 そこからは、単なる比較ショッピングです。

2.カスタムモバイルアプリ

おそらく、スタッフは少なくとも時々は外出中なので、一緒に旅行できるVoIPサービスが必要になります。 残念ながら、すべてのVoIPプロバイダーがデスクトップアプリと同じ価値とサービスを提供するモバイルアプリを提供しているわけではありません。 確認したシステムのほとんどはApple iOSとGoogle Androidの両方のモバイルアプリを提供していますが、品質はさまざまであり、機能も、本格的なデスクトップソフトフォンで提供されるものとモバイルクライアントで提供されるものの間で設定されます。 たとえば、モバイルアプリは、これらの通話のログを作成できない場合や、通話に応答しない場合にボイスメールのトランスクリプトを作成できない場合があります。

3.通話管理

VoIPプラットフォームが成熟するにつれて、機能セットは特定の対象者向けに調整されます。 つまり、互いに直接競合する製品であっても、必ずしも同じ機能が見つかるとは限りません。 ソフトウェアの「頭脳」のためにVoIPに投資している組織の場合、ビジネスニーズが実際に製品に含まれていることを確認するために非常に注意する必要があることを意味します。 通話管理は、これがシステムが一般的な電話で実行できるほぼすべての包括的な用語であるため、良い例です。

たとえば、特定の電話番号のセット（サービスデスクなど）に大量のコールが着信したり、特定の時期にシステムにアクセスしたり（休日のコール）場合、VoIPが行われるコールキューイングが必要になる場合があります。システムは、可用性、地理、またはその他の基準に基づいて、異なる内線間でコールをインテリジェントに分散できます。 別の例として、システムが個々のユーザーに拡張機能を割り当てるだけでなく、IT部門のネットワークディレクトリと統合する名前ディレクトリも管理する拡張機能管理があります。

4.サードパーティ統合

これは1つのVoIPの重要な点です。 ソフトウェアであるため、これらのシステムには多くの場合、ベンダーが顧客が好むと考えるアプリとの事前に構築された統合のリストがあります。 たとえば、RingCentralは、Desk.com、Dropbox、Google Driveなどの健全な拡張機能を提供します。

これらの拡張機能を使用すると、顧客はカスタムワークフローを構築して、より効率的に作業することができます。 たとえば、RingCentralを介して顧客から電話がかかってくると、Desk.comヘルプデスクアプリ内でRingCentralソフトフォンが起動します。 サービス担当者が電話に出て、標準手順に従って、Desk.comデータベースのチケット番号にもリンクされているドキュメントファイルとしてDropboxに保存されるトラブルチケットに記入します。 ただし、統合の一部として、チケットテキストファイルとDesk.comチケット番号の両方にリンクされた.wavファイルとして呼び出しの自動記録を保存することもできます。サポート文書として表示されます。

独自のカスタム統合を開発する場合は、追加のコストオプションとして、または顧客に無料でダウンロードできる統合APIをサポートするベンダーを探してください。 通常、これらは異なるクラウドサービスを統合する非常に一般的な方法になっているREST標準に準拠します。

5.サポート

他の製品と同様に、受け取るサービスのレベルは、サービスがどれだけうまく機能するかにとって重要です。 RingCentralは、2人以上のユーザー向けのプランをご利用のお客様に年中無休の電話サポートを提供しています。 あなたが単一のユーザーである場合、月曜日から金曜日までの13時間のブロック中にのみ、ホーンを鳴らすことができます。 RingCentralは、24時間365日のライブチャットサポートも提供しています。 24時間必要なグローバルビジネスを運営している場合は、クエリがすぐに（または少なくともタイムリーに）回答されることを保証できるサービスプロバイダーを見つける必要があります。 彼らがそれを提供できない場合、特にあなたの電話システムがクライアントと通信する主な方法である場合、あなたは他の場所を見たいかもしれません。

ただし、特に上記のカスタム統合の場合は、電話システムに機能を追加するときに注意してください。 RingCentralが優れたカスタマーサポートポリシーを提供しているからといって、RingCentralと統合したもののベンダーが提供しているわけではありません。 そして、たとえそうだとしても、社内で開発された統合メカニズムをサポートする可能性は低いでしょう。 音声通信システム全体の各コンポーネントを見て、誰に電話をかけるのか、いつ電話をかけるのか、そしてその理由を必ず確認してください。 また、カスタム統合を開発する場合は、プレミアムサポートオプションを検討することをお勧めします。 はい、それは余分なお金ですが、開発と日々の運用の両方で専門家が利用できるようになると、将来的に大きな利益を得ることができます。

6.セキュリティ

ビジネスにプラグインされるすべてのクラウドベースのサービスにはセキュリティが不可欠であり、攻撃ベクトルは日々進化しています。 ビジネス通信のハブとして機能するVoIPなどのインターネット接続アプリケーションでは、インサイドアウトのセキュリティ対策がさらに不可欠です。 ベンダーのデューデリジェンスを行って、クラウドベースのサービスに保存されたデータの責任の所在を把握し、可能であれば契約にセキュリティ条件を交渉します。 エンドツーエンド暗号化、保存データの暗号化（ある場合）、および基本認証だけでなく高度なオプション、特に多要素認証と生体認証を提供するサービスを探します。

ファイアウォールの後ろで、ITスタッフに相談して、セキュリティもそこにあることを確認してください。 オンプレミスネットワーキングハードウェアがVoIP対応であり、ビジネスグレードのセキュリティ機能が利用可能であることを確認してください…そして、必要な場所で有効になっていることを確認してください。 たとえば、仮想LAN（VLAN）は多くの場合、通話品質の理由で音声トラフィックを分離するために使用されます。そのトラフィック専用のネットワークがあると、他のネットワークアプリのデータが干渉したり、通話中に音声アーティファクトを引き起こしたり、通話を切断したりすることさえあるためです。 しかし、VLANは、ITがそれを念頭に置いて設定している限り、VoIP会話の保護にも最適です。 詳細については、VoIP通信のセキュリティ保護に関して、このリストを参照してください。

7.ユニファイドコミュニケーション

VoIPサービスプロバイダーは、すべての通信ニーズに対応するワンストップショップになることもでき、ほとんどの場合、ユニファイドコミュニケーションサービス（UCaaS）という名前でこの機能を実装しています。 これは、チャット機能、電話会議、メール、電話、ビデオ通話、ボイスメールを1つのアプリに統合することを意味します。 確認したすべてのサービスは、この種のサービスを何らかの形で提供していますが、すべてのVoIPプロバイダーが同じ方法で処理するわけではありません。

たとえば、エディターズチョイスの受賞者であるAT&TやRingCentralのようなプラットフォームには、上記のすべてのチャネルだけでなく、スマートなミーティングスペースや同様のコラボレーション機能をカバーする非常に豊富なユニファイドコミュニケーション機能があります。 Dialpadのようなソフトウェア指向のプロバイダーは、非常に高度で高度に統合されたソフトフォンを提供しますが、ハードウェア電話を簡単に組み込むことはできません。 最後に、Grasshopperなどの非常に低コストのベンダーは、ユニファイドコミュニケーションの提供を提供していないか、FAXやテキストなどの1つまたは2つの追加チャネルのみを提供している場合があります。

業務を遂行するためにビジネスが日々どのチャネルを使用しているかを把握することが、効果的なユニファイドコミュニケーションの実装の鍵となります。 使用するのが音声だけであれば、心配する必要はありませんが、この日と年齢では、それは実質的にユニコーンです。 すべてのビジネスは、単なる音声であるより多くのチャネルを使用して通信し、統一されたシステムを持つことは、それらのチャネルをより効率的に使用できることを意味します。 UCaaSアプリがなければ、SMB全体で異なるシステムを実行することになり、誰がどのメッセージを、どのデバイスで、どのメディアを介して受信したかを追跡する方法がありません。