チームワークプロジェクトのプロジェクト管理を簡素化する7つの方法

最小限の手間でプロジェクトの山積みを管理するには、プロジェクト管理ソフトウェアソリューションのエディターズチョイスの1つであるTeamwork Projectsほど優れたものはありません。 Teamwork Projectsは、最新の直感的なユーザーインターフェイス（UI）と、最もシンプルでユーザーフレンドリーな機能を前面に表示する機能セットを備えており、プロジェクトを整理してチームをタスクに維持するための簡単なオプションです。

Teamwork Projectsにはすぐに使える優れた機能があるため、企業はプロジェクト管理エクスペリエンスをさらにカスタマイズおよび簡素化するための便利な機能や統合が表面にたくさんあることに気付かない場合があります。 以下の7つのヒントは、チームがデスクトップとモバイルの両方でプロジェクトを完了し、生産性を最大化することに集中するのに役立ちます。

1.テンプレートを受け入れる

繰り返しのタスクや同様のプロジェクトの時間を節約するために、チームワークプロジェクトでは、プロジェクトをテンプレートとして保存できます。 プロジェクトをコピーしてテンプレートとして指定するには、プロジェクトの概要ページで[オプション]ボタンをクリックし、[このプロジェクトをコピー/移動]を選択します。 そこから、プロジェクトの名前を特定のテンプレートの名前に変更したり、開始日を変更したり、個々のアイテムを更新して、そのプロジェクトフレームワークを次のプロジェクトに直接変更できます。

タスクリストをテンプレートとして保存することもできます。 チームワークプロジェクトのタスクリスト内で、オプションをクリックして[テンプレート]を選択し、そのタスクリストをテンプレートとして（リストのユースケースに関するメモとともに）保存できます。 タスクリストテンプレートを作成するときに、完了したタスクを含めるかどうかを指定し、それを会社専用のパブリックテンプレートとプライベートテンプレートのどちらにするかを決定することもできます。 そのタスクリストを新規または既存のプロジェクトに追加するには、[新規タスクリスト]を選択し、[詳細設定]タブをクリックして使用可能なテンプレートを表示します。

2.すべてにタグを付ける

チームワークプロジェクトが物事を整理する別の方法は、プロジェクトのあらゆる側面にラベルを付けるオプションを提供することです。 チームワークは最近、タスクタグと呼ばれる新しい機能を導入しました。この機能には、リスト内のプロジェクトの右端にあるタグアイコンからアクセスできます。 これにより、承認済み、拒否、請求済み、レビュー用、保留中など、利用可能なタグの色分けされたリストが表示されます。 カスタムタスクタグを追加したり、複数のタグでプロジェクトにラベルを付けたり、タグをマージしたりすることもできます。 この機能には、管理者のみまたはすべてのチームメンバーがタグを作成できるかどうかを指定する管理設定も含まれています。

チームワークプロジェクトでタグ付けできるプロジェクト要素はタスクだけではありません。 プラットフォームには、ファイル、リンク、メッセージ、マイルストーン、ノートブック、またはプロジェクト自体にタグを付けるオプションも含まれています。 タグ付けも同じように機能します。特定のファイル、マイルストーン、またはプロジェクトにカーソルを合わせ、タグアイコンを選択し、既存のタグを選択するか、新しいタグを作成します。

3.静寂

特に多忙なプロジェクト（複数のチームがインターフェースを取り、常にメッセージや新しい更新が頻繁に発生するプロジェクト）の場合、ユーザーは受信トレイを整理するために通知をオフにすることができます。 特定の種類のプロジェクト通知をオフにするには、プロファイルの下の[個人情報の編集]を選択し、[設定]でタスク完了メール、ステータス更新メール、「フォロワーとして追加」メールなどを受信する設定をオフにします。特定のプロジェクトでのみ、プロジェクトの[人物]タブに移動し、名前の横にあるメールアイコンを選択します。 赤に変わると、そのプロジェクトの通知は受信されなくなります。

チームワークは昨年、フィルターと呼ばれる新機能も導入しました。これは、通知に加えてプロジェクト、タスク、またはマイルストーンダッシュボードを整理するのに役立ちます。 ダッシュボードの右上にあるフィルターバーにキーワードを入力すると、レイアウトにはそのキーワードを含む結果のみが表示されます。 フィルタは、特定のタグで検索したり、特定のワークフローステージでプロジェクトを表示したり、特定のユーザーで検索してチームメンバーの現在のワークロードや進捗を追跡したりすることもできます。 フィルタバーは、ファイル、メッセージ、およびノー​​トブックでも機能します。

4.ショートカットを取る

Teamwork Projectsには、一般的なアクションの時間を節約するための組み込みのキーボードショートカットが多数含まれています。 最も便利なものは次のとおりです。

• マウスがホバーしている現在のタスクを編集します。
• マウスが上にある現在のタスクのタイムスタンプを記録します。
• 現在のタスクでタイマーを開始します。
• マウスが上にあるタスクにファイルをすばやく添付します。
• タスクのリマインダーをすばやく作成します。
• 開いているダイアログを閉じます/キャンセルします。
• プロジェクトのタスクタブでガントチャートを開きます。
• すぐに検索入力できるように検索ボックスをフォーカスします。
• 左上の「クイック追加」メニューを開きます。
• 「プロジェクトの切り替え」メニューを開きます。
• チームワークプロジェクトのナレッジベースには他にも多くのショートカットがあります。

5.ヘルプデスクに参加してもらう

Teamwork Projectsは、会社のTeamwork Deskヘルプデスクソリューションと統合され、デスクタスクをProjectsに追加できます。 Teamwork Deskからの統合を有効にするには、メインダッシュボードから[設定]に移動します。 [タスクの追加]を選択して、チームワークプロジェクトからプロジェクトとタスクリストを直接選択します。 その後、チームワークデスクアイコンでマークされて表示されます。 有効にすると、チームワークユーザーはスマートインボックスなどのデスク機能を利用して顧客の問題をチケットに変換し、プロジェクトに変換してチームワークプロジェクトで完了することができます。

6.モバイルアプリを活用する

チームワークプロジェクトの過去2年間の主な開発対象の1つは、AndroidアプリとiOSアプリです。 その結果、チームワークプロジェクトと、チームワークデスクおよびチームワークチャットのいくつかの機能にまたがる非常に優れたアプリエクスペリエンスが得られます。 AndroidおよびiOSアプリは、主要なTeamwork Projectsコンポーネントの開始またはログの記録に役立ちます。また、会社は最近、タスク、イベント、マイルストーン、メッセージの書き込み、時間の記録、アップロードを追加するiOSアプリのクイック追加ボタンを実装しましたファイル。 プロジェクトのチームメンバーとステータスを管理し、アプリ内で別のユーザーと直接チャットを開始することもできます。 タスクを作成するときに、右にスワイプすることでいつでもタスクを自分にすばやく割り当てることができます。 ただし、特定のプロジェクトのアプリ自体とスマートフォンの設定の両方で通知を設定してください（必要なプッシュ通知のみを受信するようにします）。

7.拡張機能と統合のフック

チームワークは、モバイルでのプロジェクト管理機能を改善し、デスクトップでの作業をより簡単にするために、多数の便利な統合と拡張機能を追加しました。 Teamwork ProjectsのAndroidおよびiOSアプリ向けMobile Share Extensionを使用すると、ユーザーは簡単なスワイプとクイックアップロードで、画像、PDFファイル、またはその他のファイルタイプをTeamwork Projectsアカウントと共有できます。 また、Todayと呼ばれるiPhoneの統合もあります。これにより、ユーザーは、iPhoneロック画面の[Today]タブからタスクや時間を管理できます。

Google Chromeブラウザー拡張機能を使用して、ユーザーがチームワークプロジェクトを開かなくても、ブラウザーからタスクを追加したり、プロジェクトを作成したり、時間を記録したり、その他のいくつかのオプションを直接使用したりできます。 ChromeウェブストアからChromeのチームワークプロジェクトを追加して拡張機能をインストールし、ログイン後に拡張機能がポップアップボックスを開いて新しいプロジェクトやタスクなどを追加します。新しいアイテムを作成するとき、ブラウザーでユーザー、通知の種類、特定のタスクを設定する優先度。 チームワークでは、XeroやZendeskなど、他のサードパーティの統合の長いリストも提供しています。