整理する：Gmailの連絡先を整理する

「アドレス帳はどこですか？」

これは、新しいGmailユーザーが尋ねるように思われる最も一般的な質問の1つです。 多くの人がGmail / Googleの連絡先さえ見つけられない場合、このシステムは驚くほど直感的でも管理も簡単ではないと信じる方がいいでしょう。 （この記事では、GoogleコンタクトとGmailコンタクトはまったく同じものなので同じ意味で使用しています。）

Gmailの連絡先領域が存在することがわかっていても、身元不明の電子メールアドレスや場合によっては電話番号の災害ゾーンである可能性が高く、すべて他の連絡先として漠然とグループ化されています。

私のビジネスGmailアカウントには、その他の連絡先グループに1000を超えるエントリがありました。 それは受け入れられないことに決めたので、Gmailの連絡先の整理を始めました。 面倒なGmailの連絡先をいじりたくない場合に、ここで私がやったこと、学んだこと、使用することをお勧めするいくつかの代替ソリューションを共有します。

完全に別の何かを使用する最後のオプションは、実際に私が推奨するものです。 Googleの連絡先をクリーンアップするには、特に「他の」連絡先が数千ある場合は、多くの手作業が必要です。 連絡先を管理するための非常に多くの優れたアプリとサービスがあり、それらは本当にうまく機能し、そのルートに行きたい場合は、Gmailアカウントに直接接続します。

Gmail / Googleの連絡先に関する5つの事実

Gmailの連絡先は、他の多くの連絡先管理者とは異なる方法で動作するため、いくつかの基本原則を知っていると非常に役立ちます。 ここにいくつかの洞察を与えるかもしれない5つの事実があります：

• Gmailアドレス帳にはどのようにアクセスしますか？ インターフェイスの左上にある大きなメールの下に隠れています。 [メール]をクリックすると、連絡先のドロップダウンオプションが表示されます。 または、Googleにログインしてgoogle.com/contactsにアクセスします。
• メールを返信（「全員に返信」を含む）または転送すると、この機能をオフにしていない限り、スレッド上のすべてのユーザーが連絡先リストに自動的に追加されます。 さらに、Androidデバイスを使用している場合、デバイスでのアカウントの構成方法によっては、Googleコンタクトに電話番号のリストが含まれることもあります。
• Google Contactsにはマージツールがありますが、常に機能するわけではなく、期待どおりに表示されるとは限りません（詳細については後述）。
• Googleコンタクトは、GmailとGoogle+の両方（それぞれグループとサークル）から分類情報を取得しますが、同期すべきではない場合もありますが、同期しません。

次に、Googleコンタクトをクリーンアップするためのヒントと方法を紹介します。

Googleコンタクトのクリーンアップ

連絡先グループとサークルを理解する

Google連絡先（再び、左上の[メール]ロゴをクリックして[連絡先]を選択）にアクセスすると、最初の注意は左側のレールに表示されるリストにあります。

アカウントで確認できるように、連絡先、サークル、連絡先、その他の連絡先など、主要なセクションがいくつかあります。 連絡先とサークルにはサブグループがあります。 グループ名の後の括弧内の数字は、そのグループに何人いるかを示しています。

連絡先は、連絡先として 追加 したGmailのユーザーです。 サークルは、Google +で知り合い、フォローしているユーザーに関する情報であり、メールとは関係ありません。 Gmailの連絡先の人のリストを見ると（たとえば、検索バーを使用してSmithという名前の全員を見つける）、その人があなたのGoogle+サークルにいるかどうかも確認できます。彼らの名前の権利。 そのため、連絡先グループとサークルの間にはある程度の重複がありますが、サークル内のユーザーは完全にGoogleコンタクトに表示されますが、それほど多くはありません。

まだ混乱していますか？

連絡先が最も多いのは、スレッドについて黙っていても、最もメールをやり取りした上位20人です。 言い換えれば、それはあなたが最も必然的にメールを送る人でも、最近のメールでもない。あなたのメールの履歴全体を見ているからだ。 3年前のあなたの元はまだあなたのトップ20に入ることができました。

その最後のその他のグループは、Gmail（および、おそらく先ほど述べたようにAndroidデバイス）の他のすべてのユーザーです。

検索してマージ

私の考えでは、最善の対処方法は、他の連絡先グループ（またはサブグループがまだない場合はすべてのGoogle連絡先）で重複する連絡先を見つけてマージすることです。

[その他の連絡先]をクリックし、ページ上部の[その他]を選択し、ドロップダウンメニューで[重複の検索とマージ]を選択します。 アクションを受け入れる前に、潜在的なマージの詳細を確認できる要約が表示されます。 実際には2人の人である可能性のある一般名について、このリストを必ず確認してください。

今、そのリストが驚くほど、圧倒的に長い場合、連絡先の小さなサブグループで検索/マージ機能をキャンセルしてやり直す必要があります。 左のレールから別のサブグループを選択するか、ドメインによる検索などの検索を実行できます（たとえば、pcmag.comですべてのメールアドレスを検索します）。 いずれにせよ、レビューする潜在的な重複の管理しやすいスライスを提供します。 必要に応じて繰り返します。

詳細については、連絡先を検索して統合するためのGoogleの公式の手順をご覧ください。

グループへの人の割り当て、詳細の追加

他の連絡先のエントリのすぐ下に、新しいグループが表示されます。 連絡先を別のグループに分類する場合、これは注意を引くべきGoogleコンタクトの次の領域です。

グループに誰かを追加するには、[連絡先]にリストする必要もあります。 仕方ないよ。

グループに人を追加するには、3つの頭のアイコンが付いたボタンを使用します。 そこからは一目瞭然ですが、詳細についてはGoogleの連絡先の編集手順をご覧ください。

私はグループを限られた範囲でしか使用していないため、本当に価値のあるグループにはまだ販売されていませんが、役に立つかもしれないいくつかのシナリオを予見することができました。 たとえば、私が作ったグループの1つはTech Company Executivesです。 期限に間に合い、見積もりを切望している場合、過去に（PR会社を介して接続するのではなく）テクノロジー業界で誰と直接接続したかを知ることは確かに役立ちます。

時間に制限がない場合（誰が？）、個人の「メモ」セクションを真剣に強化します。 連絡先リストで個人をクリックすると、一般的なアドレス帳情報に加えて写真とメモを追加できます。

個人のGmailアカウントでは、PRの専門家の詳細を追加すると役立ちます。メールアドレスや以前の連絡でも、調査する必要のある会社や製品かどうかを判断するのに役立つとは限りません。

自動追加機能をオフにする

[その他の連絡先]リストをよく読んで、ほとんどがジャンク（一般的な ""アドレスなど）であることに気付いたら、自動追加機能をオフにすることをお勧めします。

右上の歯車アイコンに移動し、[設定]を選択します。 [全般]タブで、下にスクロールして[オートコンプリート用の連絡先を作成]を見つけます（プロフィール写真の下に2つあります）。

他のアプリやサービスに興味がありますか？

この情報を読んだ後、Googleコンタクトを使用しないことに決めたとします。 私はあなたを責めることはできません。 Googleコンタクトから情報を自動的に取得して追加できるアドレス帳を保管する他の場所を次に示します。

LinkedInおよびLinkedInの連絡先。 独自のアドレス帳を管理する際に見られる本当の問題は、情報を最新の状態に保つことが難しいことです。 雇用主を変更したときに、役職とメールアドレスを更新する責任 はありません 。 それはあなたです、バディ。 それが、LinkedInがアドレス帳として大好きな理由です。 すべての連絡先が維持を担当している場合、情報を更新する方がはるかに簡単です。

LinkedInは、連絡先とその基本情報を見つけるのに役立ちますが、LinkedIn Contactsと呼ばれる特別なアプリは、これらの行に沿ってもう少し進んでいます。

LinkedInアカウントをGmailに接続すると、オンラインプロフェッショナルネットワーキングサイトは、Googleで見つけた情報に基づいて「知り合いかもしれない人」を推奨します。 一部の人々はそれを本当に嫌っていますが、LinkedInアカウントの威力次第では価値があります。

一方、LinkedInの連絡先をエクスポートしてから、Gmailにインポートするオプションもあります。

iOSの連絡先。 iPhoneまたはiPadを使用している場合は、Appleの連絡先アプリをメインのアドレス帳として使用できるように、GoogleコンタクトをiOSデバイスと同期することをお勧めします。 Google Appsユーザーの場合、手順は若干異なります。

EasilyDoとiOS。 iOSの連絡先を管理する別の方法は、EasilyDoアプリと、すべての連絡先をキャッチと呼ばれる新しい（有料）機能を使用することです。 [すべての連絡先をキャッチ]を実行すると、EasilyDoは過去2年間のメールの本文から連絡先情報を探し出し、iOSの連絡先アプリに保存します。 EasilyDoアプリは無料ですが、この機能はメールアカウントごとに39.99ドル（1回）かかります。 残念ながら、Androidユーザーはこの機能を利用できません。 Easily for iPhoneおよびEasilyDo for Androidのそれぞれのレビューについて。

閉じます。 WebアプリとモバイルアプリのClozeは、すべての受信トレイとソーシャルメディアフィードを統合し、連絡先に関する興味深い情報も取得します。 正確な連絡先マネージャーではありませんが、古き良きGmailをサポートしています。 Clozeは、自分にとって重要な人（Facebookの投稿を気に入って自分のエゴを高めることができる人）や、あなたが連絡を失っている人を特定できます。 先ほど言ったように、これは正確な連絡先管理アプリではありませんが、Gmail、Yahoo Mail、Twitter、Facebook、その他のオンラインアカウントの連絡先を把握するのに最適です。

連絡先管理のその他のヒントについては、「整理：連絡先を自動的に整理する7つの方法」を参照してください。 また、Gmailの受信トレイを使用する準備ができたら、メールの征服に役立つ30のGmailのヒントをご覧ください。