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私が職場で使用している最も簡単な組織上のトリックの1つは、自分の進捗状況のプライベートスプレッドシートを保持することです。 誰も私がそれをする必要はありません。 誰も私のスプレッドシートを見ることを求めません。 私は効率的に仕事を続け、達成したことをすぐに見ることができるように、私自身のためにそれらを完全に保持しています。
Get Organizedのこのエディションでは、現在保持しているスプレッドシートのいくつかを共有し、それらが私のために何をするのかを説明します。 スプレッドシートの内容は特に私の作品に関連していましたが、原則の多くは普遍的であり、他の種類の作品に適応できます。
アイデアの保存とスケジューリング
Get Organizedコラムは毎週です。つまり、1年で実際に使用する52のアイデアを考え出す必要があります。これは、最終的に拒否する50〜100のアイデアがさらに必要になることを意味します。大量のアイデアを生み出して、本当に良いアイデアを見つけます）。
それを行うために、私は非常に初歩的なスプレッドシートを維持しており、下部に進行中のアイデアのリストがあり、上部にすべての公開予定日のグリッドがあります。 スプレッドシートは、何週間から何ヶ月にもわたってトピックを計画する方法について広く考えるのに役立ちます。 将来の記事の順序を簡単に変更して、あまりにも似ているトピック間で時間を空けたり、論理的に関連するトピックをまとめたりすることができます。
この特定のスプレッドシートはGoogleドライブに存在します。なぜなら、そのサービスは事実上どこからでも利用でき、オフィスを離れている間にアイデアがあれば、ためらうことなくサインインして追加できるからです。
私はこのスプレッドシートに頻繁に戻って作業をログに記録するため、定期的にブレインストーミングしたアイデアを調べています。 多くの人が自分のアイデアのメモを書き留めますが、それらを参照することはありません。 このシステムでは、少なくとも週に1回は自分のアイデアのリストに直面しています。
プロジェクトの進行状況を記録する
PCMagでの私の仕事の大部分は、ソフトウェア製品とフィットネスガジェットをテストし、それらの製品レビューを書くことなので、その作業専用のスプレッドシートをもう1つ用意しています。
（上記の画像の少量の不鮮明なコンテンツについておaび申し上げます。）
上の画像に表示されている列について簡単に説明します。 IDと呼ばれる列1は、発行された製品レビューの記事IDです。 列Bは製品名です。 列Cのステータスは、レビューのステータスを保持します。たとえば、「pubbed 12-Apr-13」は、2013年4月12日に記事が公開されたことを意味します。編集および公開プロセスを進めることができます。
基準（DI列）には、製品のデータベースへの記録（「QB」）、製品の仕様の概要（「仕様」）の送信、製品の画像のアップロード（「画像」）、追加のスライドショーの作成が含まれます画像（「スライドショー」）。 また、各製品には1〜5のスコア（「評価」）が必要です。「メモ」の列をもう1つ追加し、通常は製品がPCMag Editors 'Choiceに値するかどうかを示します。
スプレッドシートは、本質的に一連のチェックボックスです。 必要なすべての先行作業を行ったかどうかが一目でわかります。 しかし、それには他の利点もあります。
今後のGet Organizedコラムのブレーンストーミングのアイデアを記録するのと同じように、レビューに興味がある可能性のあるReviewsスプレッドシート製品の下部にも記録します。 したがって、私は常に新鮮なアイデアの実行リストを持っています。
また、公開日や、レビューした製品の一意の記事IDを検索する必要がある場合（非常に頻繁に行います）、これは非常に迅速な参照としても役立ちます。 もちろん、その情報を見つけるためにオフィスに他のシステムがありますが、ニーズに合わせてカスタマイズしているので、通常はこのスプレッドシートから情報を取得する方が高速です。
変更点を追跡する
最後に共有したいスプレッドシートは、自分が書いた特定の記事「The 100 Best iPhone Apps」を追跡するために使用するものです。 コンテンツを頻繁に更新するため、この記事を管理するには複雑な組織が必要です。 言い換えれば、数週間ごとに、100の最高のアプリのいくつかは新しいものです。 私が言ったアプリが6か月前だと言ったものと比較して、今日私が言ったアプリがどれが最高だったかに注意しなければなりません。
私の方法は非常に簡単です。 100個のベストリストに追加されるたびに、各アプリをExcelに記録します。 記事に追加された日付、またはテキストを最後に更新した日付を記録します。これは、アプリがまだ良いのに前回の宣伝文句を書いてから大幅に更新されている場合です。 また、以前はリストに載っていたが、その後その場所を失ったアプリの実行リストを保持しています。
このスプレッドシートは、Excelで自動的にカウントされるため、100個のアプリにヒットしたかどうかを確認するのにも役立ちます。 また、改ページを示す境界線を追加して、アプリを異なるページにグループ化するためにも使用します。 また、色分けにより、リストに新しく追加されたアプリ（黄色）を確認できます。これは、発行プロセス中のフラグであり、他のセクションよりもこれらのセクションを詳細にチェックする必要があります。
また、このスプレッドシートで最初に設定したすべての列を使用しているわけではないことも認めます。 いつか、ある情報が重要だと思いましたが、後でそれがまったく必要ないということに気づきました。 このスプレッドシートは私だけのものであるため、結果が得られずに利益のないエリアを放棄することができます。 スプレッドシートをクリーンアップして、使用しないセクションを削除することもできますが、スプレッドシートを少しきれいにするために投資するよりも、それらを保持して使用しないほうが価値があります。 ポイントは何ですか？ 私以外の誰も見ません。
スプレッドシートを使用して作業を追跡する利点
シンプルなスプレッドシートは、作業を整理するための強力なツールになる可能性があります。Excelを作成するのに苦労する必要はありません。 スプレッドシートを使用して作業を追跡することの利点は次のとおりです。
- すでに行ったことを確認できるので、繰り返す必要はありません（または繰り返す必要がある場合は、最初にいつ、どのように行ったかをすぐに確認できるので、以前の作業を活用できます）
- アイデアを記録し、定期的に検討する専用の場所を持っている
- 達成したことの証拠が必要な場合は、作業の記録を維持する
- ニーズに合わせて完全にカスタマイズされた情報取得システムを作成することにより、独自のタスクを簡単に実行できます。
