整理整頓：メールテンプレートの設定方法

内容

• 整理整頓：メールテンプレートの設定方法
• Gmailでメールテンプレートを使用する

職場と私生活の両方で、私たちの多くは本質的に同じメールを何度も何度も送信します。 「これは毎週の販売数です…」や「ハニー、家賃を忘れずにメールしてください…」

合理的に組織化された効率的な人であれば、定期的に送信される電子メールを送信するタイミングが来るたびに、以前の電子メールをコピーして新しいメッセージに貼り付けることができます。 これは悪い方法ではありませんが、エラーが発生する可能性があります。 件名、日付、財務数値、データポイントなどの更新を忘れることがあります。

私が最初にメディアと出版のキャリアを始めたとき、私は本質的にいくつかの学術雑誌の編集者であり、ファイルにマークアップした変更をタイプセッターで入力しました。 タイプセッターのために記事をマークアップする方法で私が学んだ最も重要なルールはこれでした：彼らがしなければならないキーストロークが少ないほど、エラーを引き起こす可能性が少なくなります。 言い換えれば、私の仕事はタイプミスを修正し、著者の変更をページに反映させると同時に、タイプセッターの入力を最小限に抑えることでした。

同じ行に沿って、古い電子メールを再利用するときは、件名の削除と更新、重要な情報の変更など、不要なキーストロークを大量に入力する必要があります。

より良いシステムは、「電子メールテンプレート」（Microsoft Outlookの用語）または「定型返信」（Googleの用語）を繰り返し再利用できる電子メールを設定することです

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メールテンプレートは、まさに期待どおりのものであり、更新された情報が表示される空白のあるメールのアウトラインです。 更新するデータの数や断片の代わりに空白スペースを提供すると、キーストロークが少なくなり、導入するエラーの数が減ります。 先週のレポート番号を誤って送信することはありません。 起こり得る最悪の事態は、何かを空白のままにしておくことです。その場合、受信者はすぐに気づき、欠落データを尋ねます。 ただし、間違った情報を送信した場合、受信者はそれを知ることはありません。

最もよく使用される2つの電子メールプログラムであるOutlookとGmailで電子メールテンプレートを設定する方法は次のとおりです。

Outlookでメールテンプレートを設定する方法

Outlookは、この種の定期的に送信されるメッセージを「電子メールテンプレート」と呼びます。 この機能はOutlookのデスクトッププログラムで使用できますが、Outlook.comでは使用できません。

Outlook 2007で 。 新しい電子メールメッセージを開始します。 再送信する必要があるだけの情報をメールの本文と件名に入力します。メッセージを送信するたびに新しい情報を入力する場所に、はっきりと見える空白を残してください。 以下に例を示します。

	件名：		週の終わりの週別ページビューレポート
	体：		ウェブサイトの週ごとのページビューレポートです。 日付： ページビュー： みんな、ありがとう！ ご質問がある場合はお知らせください。

メッセージボックスの左上隅で、[ファイル]> [名前を付けて保存]に移動します。

表示されるダイアログボックスで、ファイルの種類をOutlookテンプレート（*.oft）に変更する必要があります。 その後、テンプレートに好きな名前を付けることができます。

テンプレートを使用して新しいメッセージを作成する準備ができている場合、テンプレートに到達するプロセスは、実際には少し残念ですが、非効率的です。

[新規]> [フォームの選択]に移動します

上部のドロップダウン選択ボックスで、ファイルシステムのユーザーテンプレートを選択します。 保存したテンプレートはすべてそこにあるはずです。 必要なものを選択すると、新しい電子メールメッセージとして開き、必要に応じて更新できます。

Microsoft Outlook 2010で 。 新しい電子メールメッセージを開始します。 電子メールの本文と件名を、再利用する必要があるだけの情報を入力します。メッセージを送信するたびに新しい情報を入力する場所に、はっきりと見える空白を残してください。 （上記のサンプルを参照してください。）

テンプレートの設計が終了したら、[ファイル]タブに移動し、[名前を付けて保存]を選択します。

表示されるダイアログボックスで、ファイルの種類をOutlookテンプレート（*.oft）に変更する必要があります。 その後、テンプレートに好きな名前を付けることができます。 保存をクリックします。

テンプレートを使用する準備ができたら、[新しいアイテム]> [その他のアイテム]> [フォームの選択]に移動します。

上部のドロップダウン選択ボックスで、ファイルシステムのユーザーテンプレートを選択します。 保存したテンプレートはすべてそこにあるはずです。 必要なものを選択すると、新しい電子メールメッセージとして開き、必要に応じて更新できます。

配布リスト 。 電子メールテンプレートと配布リストをペアにして、一度にグループにメッセージを送信できるようにします。

Outlookの[連絡先]セクションに移動します。 [新規]> [配布リスト]を選択します。

企業やビジネスのメールを使用している場合は、[新規追加]という機能を使用するのではなく、メンバーを選択することをお勧めします。 選択メンバーは、おそらくあなたのビジネスのメールシステムで利用可能なユーザーのリストを表示します。 一方、[新規追加]では、メールアドレスを手動で入力できます。