整理整頓：デジタルファミリードキュメントの管理

人々は自分の生活の中で紙を取り除くために必死です。 デジタルアーカイブには多くの利点があります。 それらを効率的に検索できます。 電子文書を複数の場所にバックアップして、いつでもどこでもアクセスできます。 そして、家族、弁護士、およびそれらを必要とする他の人とデジタル文書を共有することは、紙をコピーまたはファックスするよりもはるかに簡単です。

しかし、証書をあなたの家にスキャンし、毎月の請求書と明細書をすべてメールで送信する前に、あなたを助けることができるさまざまなサービスとして、すべてデジタル形式に移行することで何を達成したいのかを考えることが重要ですそうすることで、プロセスの大部分が自動化されます。 また、これらのソリューションはそれぞれ非常に異なる結果をもたらすため、これらのソリューションが何をするのかを正確に知りたいと思うでしょう。 最終的にこれらの結果に満足するかどうかは、元の目標に大きく依存します。

ファイル同期サービス（DIYソリューション）

Dropbox、Box、SugarSync、またはその他のクラウドストレージソリューションを使用して、家族のドキュメントをオンラインで簡単に保存および管理できますが、この方法には長所と短所があります。

長所 ファイル同期サービスの使用は、おそらく安価で（5GBを簡単に無料で入手できます）、特定の種類のドキュメント（ たとえば 、請求書や明細書ではなく、単一のドキュメント）については非常に簡単です。アカウントのセットアップ。 ファイル同期サービスは共同機能を提供するため、家族や弁護士などがファイルにアクセスできるようにすることができます。

短所 毎月の請求書と明細書をこのアカウントに保存する場合、自動ではありません。 すべてのアカウントに毎月ログインし、PDFをファイル同期フォルダーにローカルに保存する必要があります。 また、このアクションを実行するためのリマインダーを受信することはなく、請求額を支払うことも少なくなります。 最後に、選択したサービスのセキュリティをチェックして、ドキュメントが安全であることを確認する必要があります。

実際、これらの短所には回避策があり、FileThis（現在はベータ版）です。 FileThisはオンラインアカウントに接続し、すべての重要なドキュメントを接続先のリポジトリにダンプします。 オプションには、Box、Dropbox、Google Drive、Evernote、さらには自分のコンピューターが含まれます。

専門サービス：財務重視

家庭用文書をペーパーレスで管理するための専門サービスは数多くありますが、それらはわずかに異なる目的に役立つ傾向があるため、本当に必要なことを検討することが非常に重要です。

たとえば、Manilla（無料）は、すべての毎月の明細書の記録を自動的に保持し、請求書の支払いを促すように設定できるオンラインアカウントです。 また、マイレージプログラムなどのリワードプログラムを追跡できるきちんとした機能があり、ポイントが期限切れになる前にアカウントを操作するように促すことができます。 Manillaは、時間どおりに請求書を支払う手助けが必要な人や、サービスプロバイダーからのこれらすべてのステートメントを一元化したい人に最適ですが、それ以上のことはしません。

DoxoはManillaに似ており、明細書と請求書を収集しますが、他の重要な家庭用ドキュメントをアップロードできるため、より一般的なデジタルファイルキャビネットになります。 Doxoは、Manillaで見られる自動化と、他のすべてのドキュメントをスキャンしてアップロードするDIYの方法を組み合わせているのが気に入っています。 残念なことに、DoxoのパートナーはManillaよりもはるかに少ないため、Chase Bank、Netflix、CapitalOne、その他いくつかの有名企業など、いくつかの主要プロバイダーと接続することはできません。 Doxoには、Manillaにはない興味深い機能が1つあります。収集したドキュメントをDropboxアカウントなどの別の場所にエクスポートして、バックアップできるようにする機能です。

NeatDeskとオンラインストレージセンターの両方をNeatCloud（月額5.99ドルから）にするNeatは、家にある紙のドキュメントをスキャンしてアップロードするのに役立ちます。 これは高速で、特に税金や財務書類を識別するのに非常に優れており、他のすべてをクラウドベースのアカウントに分類して整理できます。 ただし、Neatは、ManillaとDoxoのように繰り返しドキュメントを取り込む自動化を提供していません。

専門サービス：ライフ重視

TheDocSafe（月額5.95ドル）の方向は少し異なります。 緊急連絡先情報など、そもそも紙上では手に入らないかもしれない多くのものを含めて、一元化したいかもしれない家族や個人情報の長いリストを通してあなたを案内します。 アカウントの初期設定時に、本質的にアンケートとは何であるかを確認し、所有する可能性のあるすべてのドキュメントを網羅していることを確認します。 あなたは結婚していますか？ 子どもはいますか？ 最後の遺言と遺言はありますか？ これらの質問ごとに、回答を入力し、関連するタイトル、行為、証明書、および法的文書をアップロードできます。

Javont Vaultはいくつかの点で似ていますが、死亡時にこれらすべての詳細を受益者に伝えることができるように設計されています。 それでも、あなたが生きている間に、多くの重要な家族や個人的な書類を安全に一元化するのに素晴らしい働きをします。 所有物のインベントリを作成し、すべてのオンラインアカウントのログインIDとパスワードをリストし、死んだ後にこれらすべての情報を使用して期待することについて詳細なメモを愛する人に残すことができます。 Javont Vaultは社会保障番号によってロックされているため、米国での使用のみに制限されています。

最も重要な部分は？ 先見の明

家庭用文書をデジタル化し、デジタルで整理する前に取る最も重要なステップは、何をしたいのか、どのような問題を解決しなければならないのかを考えることです。 利用可能なソリューションの多くは非常に異なるサービスを提供するため、明確な目標や結果を考慮せずにペーパーレス化を開始すると、労力が無駄になります。