組織化：ビジネスでアーサナを使用する

内容

• 組織化：ビジネスでのAsanaの使用
• 組織化：ビジネスにおけるAsanaの続き

電子メールと会議が私たちの時間を浪費し続けるにつれて、企業と企業内のチームは、これらの2つの悪魔にあまり依存しない新しい働き方を見つけることを切望しています。 「アーサナまたはバスト」と、ネパールの農村部の人々にヘルスケアをもたらすことを目的に企業文化の効率を重視する進歩的な非営利組織であるNyaya HealthのCEO、Mark Arnoldy氏は言います。 Nyaya Healthは、ビジネスのあらゆる面でAsanaと呼ばれるワークフローおよびプロジェクト管理ツールを使用しています。 彼らは資金調達キャンペーンを追跡し、ネパールの田舎からカトマンズの病院に患者を連れて行く方法を計画し、求職者のコンピューターリテラシーをテストするために使用します。

「Emailは、Asanaの使用を開始したときに社内で使用を停止するナンバーワンのツールです」と、Asanaのビジネスとオペレーションを担当するKenny Van Zantは言います。 Arnoldyの経験はこれを裏付けています。現在、彼の内部メールはメッセージの約20％しか占めておらず、それらのメッセージの多くはただの楽しみのためです。 実際の仕事とコミュニケーションはアーサナで起こります。

私は以前からAsanaを使用していましたが、コミュニケーションを合理化し、チームをより効率的にするために、企業でAsanaをどのように使用できるかをさらに詳しく調べたかったのです。 Nyaya Healthのニューヨーク本社にあるArnoldyとエグゼクティブアシスタントのMonica Landyを訪問して、実際のビジネス環境でツールが実際にどのように機能するかをよりよく理解してもらいました。

アーサナとは？

アサナを説明するには、一度も使用したことがない人のために開梱します。 部分的にはやることリストであり、部分的には複雑なコラボレーションツールです。 これをプロジェクト管理に使用したり、雇用プロセスを通じて従業員の応募者を追跡したりできます。 Evernoteの場合とほぼ同じようにオープンで柔軟です。これは、初めてのユーザーが空白のスレートをじっと見つめ、開始方法がわからなくなることを意味する場合があります。 しかし、いったんあなたがそこに入ると、EvernoteのようなAsanaはあなたが必要とするものになります。

Asanaはクラウドに存在し、主要なインターフェースはオンライン（asana.com）です。 モバイルアプリもいくつかありますが、Webインターフェイスははるかに優れており、より機能が充実しています。 Asanaは最大15人まで無料で共同編集できます。有料アカウントは月額50ドルからで、チームメンバーの数に応じて増加します。 Asanaを使用することはワークフローとニーズに合わせて効果的に依存するため、少人数のグループで少なくとも2、3か月間無料のアカウントを使用して水をテストし、ロープを学ぶことをお勧めします。

この記事の冒頭のビデオで見ることができるように、Asanaのコア部分では、タスクを書き留め、誰か（自分を含む）に割り当て、期日を追加し、割り当てに関するメモを作成し、できるユーザーを追加できます。進捗状況を監視したり、その周りの会話に貢献したりします。

タスクにはサブタスクを含めることができます。 すべてのタスクを適切な場所にドラッグアンドドロップできます。 また、タスクリスト内にセクションヘッダーを追加して、必要なものを示すことができます。 セクションヘッダーは境界線であり、非常に大規模または複雑なプロセスのコンポーネント部分を分解するのに役立ちます。 Asanaが提供するチュートリアルビデオのいくつかを見ると、Asanaの一般的な動作についてより多くを学ぶことができます。

ビジネスにおけるアサナの一般的な用途には次のものがあります。

• 募集、採用、および応募者の追跡
• 会社で始めるための新入社員トレーニングとチェックリスト
• プロジェクト管理
• ワークフロー管理
• リスト管理
。

Nyaya Healthチームに会ったとき、彼らはこれらの用途のいくつかが実際にAsanaアカウントでどのように見え、動作するかを見せてくれました。

アクションのビジネスのアサナ

Nyaya Healthには、ニューヨークに5人、ボストンに4人、カトマンズに1人、そしてインターネット接続が常に利用できるとは限らないネパールの地上に約165人のスタッフとボランティアがいます。 アメリカの主要なオフィスチームメンバーはAsanaの主要なユーザーですが、ネパールの少数のマネージャーもシステムの調整に使用しています。

CEOのマークアーノルドは2012年に個人的なTo DoにAsanaを使用し始め、数か月後にツールを社内に持ち込みました。 それ以来、彼はアサナを中心とした企業文化を築き、従業員に、全員から完全な賛同を得た場合にのみ機能することを伝えました。 したがって、「アーサナまたはバスト」。

私がやや独創的であることがわかったアサナの使用方法のいくつかを以下に示します。

リスト：責任範囲。 ArnoldyのチームがAsanaを使用する方法の1つは、組織内の責任のリストとその責任を維持することです。 NYCインターンプログラム、クラウドファンディングケアコーディネーション、501c3監査など、リスト内の各アイテムまたはタスクが責任である責任領域と呼ばれるプロジェクトがあります。 責任者は、適切なタスクの担当者としてリストされます。 ニャヤの誰もがこのプロジェクトにアクセスできます。 誰かが目下の問題について組織内の誰が適切な人物であるかを判断する必要がある場合、リストを参照するだけです。 アーノルド氏は、このリストの二次的な利点は、名前が1つ隣に表示されると、誰もが見ることができるように、自分の責任範囲に対して人々がより多くの所有権を感じるということです。

追跡：求職者 。 Nyayaでのポジションがオープンになると、採用チームは、求職者の追跡のためのプロジェクトに移ります。 このプロジェクトのセクションヘッダーは、候補者レビューのさまざまな段階を示しています。 「タスク」は、求職者の名前です。 申請者とそのインタビューに関するすべてのメモは、コメントとしてタスクに残ります。 候補者が各ステージを通過すると、採用チームは人/タスクをチェーンの下にドラッグして、次の適切なセクションヘッダーの下に表示します。 たとえば、Sandeepという名前の候補者がメールのフォローアップと電話インタビューに合格すると、「Sandeep」タスクは次の段階、「面接」に移り、求人が行われるまで合格します。 Nyayaは、現時点で役職に就くことができない潜在的な従業員を見つけると、別のプロジェクトに移動します（ここでも、ドラッグアンドドロップ機能を使用します）。 結果は、将来の雇用機会のためのアタレントプールです。 候補者のインタビューに関するすべてのメモは、保管のためのタスクとともに保存されているため、1年前に行われたインタビューを参照している場合でも、ファイルを簡単に参照できます。

テスト：新しい雇用スキル。 Nyaya Healthの採用プロセスでのAsanaのもう1つの独創的な使用法は、候補者をAsanaワークスペースに招待し、タスクを割り当てることです。 彼らはどのようにタスクに答えますか？ タスクへのコメントで尋ねられた質問にどれだけよく答えますか？ インターフェースに表示される内容に基づいて、Asanaの使用方法を理解できますか？ アーノルドとランディによると、このテストは、候補者が困難な問題をどのように考えているかを見るだけでなく、コンピューターリテラシーもテストします。 彼らはアサナの専門知識を求めていませんが、彼らが雇う人々が新しい技術を学び、使用するのに効率的であることの確認を望んでいます。

ソフトウェアの複製。 アーノルドは、彼の会社が非営利団体が使用する可能性のある他の生産性ソフトウェアを調査することがありますが、通常は余分なお金を費やすことなく、Asanaでコア機能を複製できることを認めました。 Nyayaのスタッフは、特定の機能のためにAsanaでテンプレートを作成し、実行する実際のプロジェクトがあるときにテンプレートを複製して名前を変更します。 命名規則、つまりプロジェクトの命名方法は、テンプレートのタイトルにあります。 たとえば、新しい開発プロジェクトのテンプレートは「SUBMISSION TEMPLATE; ENTITY：PROJECT TITLE：DUE DATE（PROJECT MANAGER）」と呼ばれます。 あなたはそれよりもはるかに明確になることはできません。