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会社でビジネスドキュメント管理ソフトウェアを検討している場合は、数字で案内してください。 確かに、あなたはおそらく別の永久ソフトウェアライセンス料を心配しているでしょう。これは月ごと、年ごとに加算されますが、安心して、これらのツールは最終的にコストよりも多くのお金を節約します。 Zoho Docsのようなエディターズチョイスツールは、紙、ファイルフォルダー、ストレージクローゼットでこれまでにない柔軟性、コラボレーション機能、ストレージ容量を提供します。
Adobe Document CloudのグループプロダクトマーケティングマネージャーであるLisa Croftに、有能で費用対効果の高いビジネスドキュメント管理ツールである、ビジネスドキュメント管理が会社の時間、スペース、さらに重要なことにお金を節約する多くの方法について話を聞きました。 これらのツールが優れた投資収益率をもたらす最も明白な4つの方法を次に示します。
1.印刷のコスト
業務全体をデジタル化することで、紙の文書を完全になくすことができれば、競合他社よりもはるかに少ない紙を購入することになります。 さらに、エネルギーコスト、インク、ドキュメントを遠隔地に物理的に送信する際の郵便料金など、印刷に費やす費用を削減できます。
Adobeの計算によると、10, 000のドキュメントを印刷する企業は、デジタルドキュメントに切り替えることで約2, 740ドルを節約できます（10, 000のドキュメントは約1 GBの1/6です。これについては後で詳しく説明します）。 紙のコストが動揺しない場合は、環境をどれだけ支援するかを考えてください。 1万件の文書を作成するには、11, 427ガロンの水、961ポンドの廃棄物、および3, 725ポンドの木材が必要です。 それは私たちの生態系に多大な損害を与えています。
「まったく印刷しないでください」とCroft氏は述べています。 「一度ドキュメントを印刷すると、そのドキュメントの管理にコストがかかります。デジタルをエンドツーエンドで保持すると、最初からお金を節約できます。」
2.ストレージコスト
PCMagのオフィスがあるミッドタウンマンハッタンの商業用不動産のコストは、1平方フィートあたり約73ドルです。 ドキュメントの保管に100平方フィートしか割り当てない場合、紙を保管するだけで、1か月あたり約7, 300ドル、または1年あたり87, 600ドルを費やしています。
ただし、紙ベースの操作を完全にデジタル化する場合は、64, 800のMicrosoft Wordドキュメントページを1 GB未満のデジタルクラウドストレージに保存できます。 たとえば、Zoho Docsを使用すると、年間100 GBのストレージに対してわずか96ドルを支払うことができます。 100ギガバイトは64, 800, 000 Wordページに相当します。 Zoho Docsを使用すると、グループファイルの共有、オンラインでの同時チーム編集、ドキュメントへのアクセスおよび変更を行ったユーザーを正確に示す監査ログなどの機能にもアクセスできます（詳細は後述）。
3.より少ない費用でより多くのことを、より迅速に
以前に、ビジネス文書管理システムを標準的な紙文書よりもビジネスにとって価値のあるものにするいくつかのデジタル機能について述べました。 このセクションでは、もう少し詳しく説明します。 たとえば、Adobe Document Cloudを使用すると、単一のファイルを複数のユーザーに送信し、各受信者に署名を要求できます。 紙と米国郵政公社の場合、そのプロセスがどれほど複雑で費用がかかるかを考えてください。 今度は、そのコストに何年も掛けて、年間を通してプロセスを繰り返すかもしれません。
「文書に電子的に署名することでお金を節約できます」とCroft氏は言います。 「FedExを使用する必要はありません。送り返されるまで待つ必要はありません。これにより、時間とドキュメントの追加コピーが削減されます。また、ドキュメントを変更する人の問題をなくすことができます。出て行って署名したのは、あなたが実際に送った文書です。」 次のセクションでセキュリティについて説明します。
グループ編集はどうですか？ Zoho Docsなどのツールを使用すると、メンバーをメンバー間でやり取りすることなく、グループをまとめてドキュメントに同時に変更を加えることができます。 すでにMicrosoft Wordと電子メールを使用している場合でも、このプロセスは非常に遅く、共同作業が少なくなります。 おそらくドキュメントを作成し、複数のレビューのために一連のコマンドを送信します。その時点で、ドキュメントは改訂のためにあなたに送り返されます。 ビジネスドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、すべての投資先が同じドキュメントビューア内でドキュメントを一度に編集できます。
「ドキュメントで共同作業ができることは間違いなくメリットです」とCroft氏は述べています。 「その価値は、出張の費用を節約し、レビューのサイクルも削減することです。ドキュメントを最初から最後までかなり複雑なサイクルで取っています。その時間を短縮できる場合はいつでも、お金を節約できます。人々は考えないが、長い目で見ればお金を節約できる周辺機器。」
4.ドキュメントセキュリティの多くの側面
手遅れになるまで、ドキュメントのセキュリティが会社をどれだけ節約できるかを定量化することは不可能です。 例：誰かが物理的な紙で送った契約を取り、契約条件に未確認の変更を加えた場合はどうなりますか？ 署名する前に、不正な文書に変更が反映されていない可能性があります。 これで、新しい偽の契約の条件について法的責任を負うことになります。
さらに、重要な企業情報が記載された紙を誰かが紛失し、その情報が間違った手に渡った場合はどうなりますか？ 競争上の優位性を失うか、訴えられる可能性があります。 この損害があなたのビジネスにどのような損害を与える可能性があるかを数字で示す方法はありませんが、ほぼ確実に年間のビジネスドキュメント管理サブスクリプションの価格よりも低くなります。
ビジネス「ドキュメント管理ツールを使用すると、ドキュメントに誰がアクセスでき、何ができるかを知ることができます」とCroft氏は述べています。 「私はあなたにファイルを送って、あなたがそれを開いたとき、それを見て、それを印刷したかどうかを伝えることができます。ドキュメントがどこにあるか知っています。お金を節約することは考えていないが、長期的にはそうなるかもしれない。」
最適なツールを見つける
Zoho DocsとAdobeは市場で最高のツールの1つですが、Googleドライブ、Microsoft SharePoint、Dropbox Businessなどの他の製品は、ニーズに合った独自の機能セットを提供します。
例：Googleドライブは、ドキュメントへの完全なオンラインアクセスを提供し、Microsoft Officeファイルを読み取ることができ、5人以上のユーザーに無制限のストレージを提供します。 SharePointは、Word、PowerPoint、ExcelなどのMicrosoft Office 365ツールに主に依存する企業にとって理想的なツールです。 Dropboxは、ファイルの保存、管理、および転送に最適です。 同社は最近、IT管理者ツールを追加して、誰がどのドキュメントを表示するかをより柔軟に設定できるようにしました。
