会計ソフトウェアを選択する際に避けるべき5つの間違い

会社の本を管理するのに最適なソフトウェアを見つける必要がある場合、考慮しなければならない多くの重要な要素があります。 何よりもまず、企業が小規模ビジネス向けのオンラインアカウンティングサービスを必要とするのか、業務の拡大に応じて拡張可能なエンタープライズクラスのソフトウェアを必要とするのかを判断することが重要です。 その決定を下すと、アカウントを最高の状態に保つために必要なものを正確に提供する多くの優れたソリューションが利用可能になります。

小さくて機敏なものだけを必要とする人にとって、Intuit QuickBooksとFreshbooksは間違いありません。 どちらのシステムも、バックエンドの高度な機能を必要としない小規模な大規模店舗に最適です。 ただし、大規模な組織で会計処理能力が必要であると判断した場合は、Intacctを確認する必要があります。

選択に関係なく、会計ソフトウェアを実装するときに避けるべき5つの重大な間違いがあります。 それらが何であるか、なぜそれらを避けるべきか、そしてあなたの新しいシステムを最大限に活用する方法を知る必要があります。

1.安くなるな

上で述べたように、大企業には大きなシステムが必要です。 確かに、IntuitとFreshbooksは、実装が簡単で手頃な価格で機能的なソリューションを提供します。 しかし、大規模なスタッフと多国籍企業を抱える企業は、他の業種のツールと拡張および統合できるシステムにもう少しお金をかけたいと思うでしょう。 たとえば、エンタープライズクラスのシステムは、最も拡張性の高いビジネスインテリジェンス（BI）、プロジェクト管理、および顧客関係管理（CRM）システム内からでもクエリを処理できます。

さらに、エンタープライズクラスの会計ソフトウェアを使用すると、会社固有のニーズに基づいて独自のシステムを構築できます。 業種ごとに異なるオプションが用意されており、さまざまな地域や通貨に合わせて調整できます。 しかし、より安価なソフトウェアを選択した場合、万能のプラグアンドプレイシステムを使用して動けなくなるでしょう。

2.（おそらく）オンプレミスを購入しない

ビジネスの成長を期待している場合、データセンターインフラストラクチャに依存するシステムを購入したくないでしょう。 クラウドベースのシステムでは、ベンダーのインフラストラクチャの需要を増やすために少額の費用を支払う必要がありますが、独自の社内エコシステムをアップグレードする必要がある場合に支払う金額と比較しても何もありません。

オンプレミスアカウンティングソフトウェアの規模を拡大するには、ライセンス料とメンテナンス料をさらに支払う必要があります。 また、追加のデータ要件を処理するには、ハードウェアをより高性能で拡張可能なサーバーに継続的にアップグレードする必要があります。これは、ネットワークパフォーマンスを監視するためのエネルギーコストとソフトウェアの増加を意味します。 前述したように、クラウドベースのソリューションでは、ニーズの拡大に応じてもう少し費用を支払う必要がありますが、コストはオンプレミスシステムほど劇的ではありません。 全面的にアップグレードする余裕がある場合、または自分のデータセンターにデータを格納する方が快適な場合は、このサブセクションのすべてを無視してください。

3.データベースを無視しない

オンプレミスまたはオフプレミスのソフトウェアを選択するかどうかに関係なく、すべての情報を保存するために使用しているデータベースに留意する必要があります。 単一のユーザーまたは既製のシステムを選択する場合、すべてのデータを格納するためにベンダーのデータベースに依存する可能性があります。 一部のベンダーは、システムに保存できるデータの量を制限しているため、会社が劇的に拡大した場合、ソフトウェアを切り替える必要があります。

幸いなことに、ほとんどのエンタープライズクラスのソリューションはさまざまなデータベースを処理できるため、データベースとシステムが相互に連携してバックエンドのパフォーマンスを最大化できるかどうかを判断することが重要です。 MicrosoftのSQL Serverは、多くのユーザーが既に使用している可能性のある標準的な選択肢です。 MYSQLも一般的な選択肢です。 ほとんどの会計システムは、両方のデータベースと非常によく一致しています。 IT部門および会計チームと協力して、特に企業がニッチまたは独自のデータベースプログラミング言語を使用している場合、データとの同期に最適なシステムを決定してください。

4.人事を含めることを忘れないでください

Editors 'Choice BambooHRなどの人事（HR）管理ソフトウェアは、採用している他のほとんどのシステムよりも会計ソフトウェアとやり取りします。 両方のツールがスムーズに統合されない場合、どちらか一方を短時間で切り替える必要がほとんどあります。

これら2つのシステムを組み合わせることにより、従業員が収益にどのように影響するかを鳥瞰図で確認できます。 経費管理、採用のコスト、レイオフのコストなど、あらゆるもののクロスオーバーの影響をよりよく理解できます。 システムを統合しなくても生き残ることができますが、このアドバイスに従った競合他社よりも、操作が遅くなり、インテリジェントでなくなり、自動化が低下します。

5. POSを無視しないでください

POS統合を提供していないアカウンティングソリューションの数に驚くでしょう。 これは、特に実店舗と複数の場所で小規模な取引を行うレストランにとって大きな問題です。

適切なソリューションにより、会計ソリューション内でトランザクションを自動的に収集、整理、および同期できます。 この統合により、経理チームからの手動データ入力の量が大幅に削減され、財務チームは収益が発生する場所と時期を監視できます。 この資本を会社の未払い残高に直ちに適用する方法は言うまでもありません。