独自のクラウドをもたらす：今日知っておくべきこと

消費者が従来職場用に予約されていたデバイスやソフトウェアに精通するにつれて、ITは、効率的で安全な従業員の運用を維持するためのベストプラクティスと厳格なルールを確立する必要があります。 モバイルデバイス管理（MDM）ソフトウェアは、ITが従業員が個人のスマートフォンやタブレットを使用してリモートで作業する方法を監視および管理するのに役立ちます。 ただし、従業員が職場でSoftware-as-a-Service（SaaS）製品を使用する方法をITが制御するのに役立つ魔法のツールはありません。

たとえば、クラウドストレージやBoxやDropboxなどのファイル共有ツール、およびGoogle DocsやMicrosoft Wordなどのドキュメント作成ツールは、人々が毎日職場に持ち込む簡単にアクセスできるクラウドツールです。 これらの異なるツールをどのように扱うかは、あなたが何を達成しようとしているかによって異なります。 A）会社の哲学と一致しないソフトウェアの使用を制限するか、B）従業員が自分の好みや経験に基づいて独自のクラウド製品を選択できるようにすることができます。

Bring-Your-Own-Cloud（BYOC）と呼ばれる後者の現象は、特定の課題をもたらします。 クラウド移行の専門企業であるAvePointのシニアプロダクトマーケティングマネージャーであるシャムオザに、企業が独自のBYOCポリシーを実装するための準備について話しました。

課題1：データセキュリティ

「広い視野から見ると、BYOCは祝福と呪いになる可能性があります」とOzaは言いました。 「Box、Dropbox、およびOneDriveは、家族とレジストリを共有し、ファイルや写真をアップロードするのに最適です。しかし、大規模な組織が心配するのは、機密性の高い知的財産やプレリリースコンテンツなどを簡単にドラッグアンドドロップできることです。 」

ビジネスで調達したソフトウェアを使用すると、企業は制限を強化し、使用状況を監視できます。 組織は、多要素認証（MFA）、データ暗号化、複雑なパスワード、透かし文書、さらにはリモートデータワイプを義務付けることができます。 ただし、ITの監視なしで使用すると、これらのツールはコンテンツの送信先を制御する会社の能力を制限します。 また、ファイアウォールを通過するとコンテンツがどうなるか、従業員のクラウドアカウントにアップロードされた場合にどのように保護できるかについても見えなくなります。

解決策： 「ITは基幹業務と直接統合する必要があります」とOza氏は述べています。 「彼らは、彼らが好む技術を伝道するビジネスの前にいる必要があります…そして、できれば標準に落ち着こうとしています。」

たとえば、会社の80％がDropboxを使用し、会社の20％が別のストレージおよび共有プラットフォームを使用する場合、会社は少数派が多数派優先システムに変換することを奨励する昼食と学習を提供する必要があります。 「特定のツールを義務付けない限り（この場合、実際にBYOCを実践していない場合）、会社の優先ツールの価値提案を提案する必要があります」とOza氏は述べています。 「誰かのキューブに足を踏み入れて「このツールを使用する必要がある」と言うことはできません。 独裁者ではなく、問題解決の観点からアプローチできるように、使いやすいことを説明するか、彼らが抱えている苦痛を尋ねなければなりません。」

結局のところ、IT部門は、従業員がアクセス可能なデータには許容可能なレベルのリスクがあることを知っています。 ラップトップが行方不明になります。 電話が盗まれます。 ただし、できるだけ多くの人を好みのシステムに変換できる場合は、BYOCポリシーを完全に削除しないことで少数派を満足させることができます。

課題2：コラボレーション

オンラインコラボレーションに複数のプラットフォームを使用している企業全体で数百または数千人の人々がいるため、従業員が好むソフトウェアよりもデータにすばやくアクセスする必要性がより重要になるシナリオが必ずあります。 考えてみてください。西海岸の営業チームは、ファイルを東海岸のマーケティングチームに転送したいと考えています。 両方のチームが異なるファイル共有システム上にあるため、ファイルにアクセスする前に、誰かが新しいアカウントを作成し、その場で新しいシステムをナビゲートすることを学ぶ必要があります。

恐ろしいクライアント会議はどうですか？ ある従業員がプレゼンテーションを作成し、緊急事態が発生し、出席できない場合はどうなりますか？ クライアントが時計をじっと見つめている間、ファイルにアクセスして表示しようと不器用にプレゼンテーション形式に不慣れな他の誰かと一緒になってしまう可能性があります。

解決策： 「主な問題の1つは、ITが多くの作業の流れを避けていることです」とOza氏は述べています。 「ITは、人々が不平を言うのを待つことはできません。ITは、ビジネスプロセスとビジネスワークフローを密接に理解して、同じツールを使用するよう従業員を説得するか、潜在的な問題を認識させるために、自分自身を挿入する必要があります出くわす。」

従業員が問題が発生する前に注意を払うことを認識している場合は、適切な偶発事象を設定して、運用に支障が生じないようにすることができます。 そのため、潜在的なプレゼンターのうち2人が異なるプレゼンテーションツールを使用していることがわかっている場合、ITチームは大規模なクライアント会議の前に両方のプレゼンターを両方のツールでトレーニングできます。 何が起こっても、プレゼンテーションは滞りなく行われます。

「Avepoint内では、メールを送信したりDropboxに追加したりする代わりに、営業チームにコンテンツをOneDrive for Businessに更新するように必死に努力していました」とOza氏は説明しました。 「添付ファイル付きのメールを受け取ったときはいつでも、「これをSharePointにアップロードするか、子猫が取得します」という写真で返信します。…数週間後、「見て、共有しました」というメールを受け取り始めました。 SharePoint経由。」 それは問題を解決する面白い方法でした。」

課題3：統合

課題1と課題2で説明した問題のほとんどは、ITポリシーが設定されていない小規模企業に固有のものです。 ただし、複数のオフィスや地域にまたがって運営されているわずかに大きな企業では、ITが1つのグローバルチームとしてではなく、サイロで機能している可能性があります。 その場合、誰かが特定のシステムを好むため、または地域のオフィスが1つのツールを決定するために集まることがないため、顧客関係管理（CRM）や経費管理などのビジネスソフトウェアの複数のバージョンが使用されていることがわかります。 これは巨大な問題であり、Cレベルの誰かが最終的に修正する必要があるかもしれません。おそらく1つのシステムを選択するように企業を強力に武装することによって。

ただし、会社が特定のオフィスや部門でさえ、好みのシステムを自由に選択できるようにしたい場合（または特定の従業員のタスク用に設計された他の種類のソフトウェアに接続するツールが必要な場合）、データを確実に削除する方法がありますサイロ化。

ソリューション： 「ITは、オープンで接続を希望するテクノロジープロバイダーに投資する決定を下す必要があります。…候補リストに入れるべきソリューションは、最も堅牢なコネクタを備えたソリューションです」とOza氏は述べています。

これには、2つのソフトウェア間に有機的に存在しないコネクタを開発者が作成できるようにする、オープンなアプリケーションプログラミングインターフェイス（API）を備えたシステムの選択が含まれます。 スタッフに開発者がいない場合は、レガシーソフトウェアと最も統合できるツールを探す必要があります。 その点については、従業員が自分で使用することにしたソフトウェアとの統合を探してください。