新しい職場傷害報告規則の準備をする

ブルック・ジメットは、職場の安全フォームに記入することを台無しにするのがどんなものかを直接知っています。 今日、Zimetは、Sureum for Human Resource Management（SHRM）認定のシニアプロフェッショナルヒューマンリソース（HR）コンサルタントであり、オレゴン州ポートランドにあるTalentShip LLCの所有者です。労働者が病気になったときや仕事で傷ついたときに労働安全衛生局（OSHA）の記録を適切に完了する方法は教えられていません。 OSHAの検査官による驚きの監査は、彼女の間違いを明らかにしました。 「以前にそれが起こらなかったなら、あなたが知る必要があることに気付かないほどたくさんあります」とジメットは言いました。

2017年から、企業にとって職場の安全に関する文書を正しく作成することがさらに重要になります。 そのとき、新しいOSHA規制が発効し、約750, 000人の雇用主が年次労働者の病気と傷害の報告書を電子的に機関に提出するよう求められ、機関はそのウェブサイトにデータを公開します。

雇用主が順守するのは難しくありません。 しかし、テクノロジーベンダーや業界関係者から学んだように、企業はHRソフトウェアだけに頼って仕事をすることはできません。 そして、間違いを犯したり、徹底しすぎたりすると、あなたに噛みついて戻ってくる可能性があります。

HR Tech Vendors Mulling Software Updates

5月前半に最終決定された新しいOSHA規制は、従業員250人以上の米国企業と、建設、食料品店、製造業、養護施設を含む数十の高リスク産業で20人以上の労働者を抱える企業に影響を及ぼします。

政府機関の声明によると、OSHAは新しい要件の下で、労働者の安全性データをウェブサイトに掲載し、「労働災害データの公開は雇用者が労働関連の傷害や病気を防ぐ努力を増やすよう促す」と期待している。 新しい規則は、労働者に負傷を報告する方法を労働者に通知し、そのように従業員に報復することを防ぐように指示しています。

OSHAが最新の規制をリリースした後、オンプレミスおよびクラウドベースのHR管理および出退勤管理ソフトウェアのサプライヤーを含む、半ダース以上の技術ベンダーにチェックインしました。 顧客が準拠できるように更新を計画しているかどうかを知りたかった。

さまざまな回答がありました。 給与処理大手の広報担当者によると、ADPは機能の追加に取り組んでいます。 SAP SuccessFactors Perform and Rewardの広報担当者は、会社の「Employee Central Time&Attendance」モジュールは、仕事関連の病気や怪我を含むタイプごとに欠勤を追跡およびコンパイルするように設定できると述べています。 ただし、ユーザーは、データを機関に送信するために、OSHAが受け入れ可能な電子形式にダウンロードする必要があります。

他の人事技術ベンダーは、まだ何をしようとしているのかを理解しています。 BambooHRのシニアプロダクトマネージャーであるJonathan Rejholecは、何らかのアクションを起こす前に、顧客がそれが重要な機能だと思っているかどうかを確認したいと考えています。 Ultimate Softwareは、UltiPro HR管理サービスをアップグレードするかどうかを決定する前に、待機中のアプローチも取っています。 Kronosは、Kronos SaaShr製品について検討しています。 主に福利厚生管理ソフトウェアを提供するPlanSourceは、状況に対処する最善の方法を決定するために、他のHR機能で提携している技術ベンダーと話し合っています。 Zenefitsに匹敵するフリーミアムベースのHRプラットフォームを持つ新興企業であるG​​oCoのCEOであるNir Leibovichは、規制が影響する顧客の数を推定しようとしています。 GoCoのクライアントには通常5人から300人の従業員がいますが、Leibovich氏は、その規模の企業がOSHAのハイリスク産業指定に該当する件数に関するデータを見つけることができなかったと言います。

ビジネスおよび技術の著者であり講演者であるフィル・サイモンは、HRソフトウェアメーカーがADP、Oracle、Workday、およびその他の大手業界の正当なライバルとして見られたい場合、この機能を追加すると述べています。 一方、以前は人事技術ベンダーのLawson Softwareで働いていたSimon（現在はインフォアの一部）。

データのクリーンアップ、トレーニングの取得、その他の準備方法

雇用主は、購入する人事技術ベンダーが新しい電子レポートルールに対応するためにソフトウェアを更新しなければ、完全に沈没するわけではありません。 SAP SuccessFactors Perform and Rewardと同様に、多くのエンタープライズリソースプランニング（ERP）およびHRソフトウェアと管理システムが欠席レポートをすでに生成しています。 そこから、企業は関連するデータをシステムから抽出し、OSHAが受け入れる形式にするという追加のステップを踏む必要があります。

企業はデータを送信する前に、データがクリーンであることを確認する必要があります。 そのポイントに到達することは、思ったより難しいかもしれません。 一部の組織では、労働者が負傷すると、工場の監督者または管理者がインシデントレポートに記入するか、HRが何をすべきかを指示するのを待ちます。 その結果、フォームが正しく記入されなかったり、不完全な場合があります。 「私の経験の95％は、誰かがデータ品質に注意を払わなかったためにシステムが正常に動作しないことです」とSimonは述べています。

将来的にそれが起こらないようにするために、企業は、関連するトレーニングを通じて職場の安全フォームに定期的に記入する人員を配置できます。 オレゴンOSHAなどの州労働者安全機関は、オンラインクラスを提供しています。 OSHAも、OSHA Training Institute Education Centersを通じて、政府機関が認定したクラスを提供する非営利団体の全国ネットワークです。

Zimetによると、組織は共有する情報量にも注意する必要があります。 変更前は、雇用主は注意を怠って過重報告されていました。 「しかし、あなたが今それをやると、ペナルティを受ける可能性があります。検査を引き起こすので、多くの事件や事故を抱えたくありません。」と彼女は警告した。

中小企業が新しい規制を順守しなければならない大規模な競合他社を抱えている場合、Zimetは、業界でより多くのOSHA調査を開始できると述べています。 「だから、小さな男たちもコンプライアンスを維持する必要がある」と彼女は言った。

Zimetは、ヘルスケアおよび幼児教育のいくつかの企業のスタッフ（または契約）に取り組んでおり、2つの業界OSHAは職場の病気や怪我のリスクが高いと考えているため、より頻繁に検査しています。 彼女は、彼女が長年にわたって少なくとも8回の検査を受けたことを考慮しています。 新しいオンラインレポートルールがOSHA監査をトリガーする場合、レコードキーパーが参照できるチェックリストを作成することを企業に提案します。 チェックリストには、データが保存される場所への指示と、OSHAが監査でよく尋ねる質問を含める必要があります。 「これは、会社のイントラネットに安全セクションを設置するか、Wikiを作成するのと同じくらい簡単です」と彼女は言いました。 「非常に多くの企業がこれらのことをバインダーで時代遅れにしています。