ホームオフィスワーカー：仮想アシスタントの軍隊

今週、National Small Business Weekが認められたことは嬉しいことですが、多くの在宅勤務者は 毎週 7日間中小企業生活を送っ てい ます。 しかし、私はこれらの労働者を在宅から企業に至るまでの企業と結びつける会社を見つけることに興味をそそられました。 EAHELPと呼ばれるアトランタを本拠地とする服装で、ホームオフィスワーカーと多くの業界の企業を結び付けます。 彼らは小売業者やデジタルマーケティング代理店から非営利団体や大学に至るまでのビジネスクライアントを持っています。

会社の社長Tricia Sciortinoに、eaHELPがどのように仮想アシスタントを吟味し、スキルセットをビジネスに適合させるかについて話を聞きました。 また、仮想アシスタントと雇用主の間の健全な仕事関係とリモート生産性を確保するために必要なツール、戦略、およびホームオフィスの仕事文化の種類についても話しました。 SciortinoはeaHELPに雇われた最初の仮想アシスタントであり、在宅勤務者のワークライフバランスを管理する方法を直接知っています。

PCMag：eaHELPについて少し教えてください。

Tricia Sciortino：私たちは、非常に忙しいリーダーのために仮想アシスタント（VA）ソリューションと呼んでいるものを提供しています。 私たちは、VA人材派遣会社と考えています。 単独の起業家や起業家から中小企業の経営幹部まで、さまざまなジャンルのあらゆるタイプのリーダーを支援します。VAソリューションは、週に5時間の非常に小さな増分からフルタイムに近いものまであります。 リーダーがビジネスの管理部分から抜け出し、ビジネスに集中すること、クライアントに対処すること、またはビジネスプランを作成することを心配できるように、喜んでお手伝いします。 彼らは詳細について心配する必要がなくなります。

PCMag：これは、National Small Business Weekです。 小規模企業が仮想アシスタントを必要とするのはなぜですか？

Sciortino：クライアントの大半は中小企業だと思います。 通常、小さな会社として、まだフルタイムで誰かをオンサイトで雇う必要はないかもしれません。 週に5〜10時間必要な場合があります。 10時間だとしましょう。 彼らは毎朝9:00から11:00に来て、それから彼らはいなくなります。 しかし、VAでは、これらの時間は柔軟です。 午前9:00に30分、次に正午に15分を使用します。 時間を1日と1週間に分散し、非常にフルタイムのオンコールのような感じでパートタイムの時間を使用できます。

PCMag：どのようにしてVAになり、eaHELPで働きますか？

Sciortino：私たちのキャリアページには、候補者に提出を求める申請書があります。これにより、申請者が買収チームに関与するプロセスが開始されます。 私たちはすべての応募者を審査のスキルと能力のかなり深いプロセスに導きます。 ソフトスキルとハードスキルの2つのカテゴリに分類します。 そして、私たちは、クライアントがスキルセットやタスクのニーズ以上のものに特にマッチすることを非常に意図しているので、ベンチで多くの深さを考慮するものを探します。

もちろん、私たちは応募者の技術能力を評価しています。彼らが取り組んでいるPC、アクセスできるプログラム、スキル、そしてソフトスキルも求めています。 優れたコミュニケーターであることは、Microsoft Officeを持っている場合よりも重要です。 私たちは、非常に反応が良く、優れたプロの書面コミュニケーターであり、クライアントが以前にやったことのないことを求めている場合に答えを見つけられるほど魅力的で積極的で機知に富んだ人を求めています。 さらに、カレンダー管理、メール管理、旅行の予約などの一般的なVAタスクを使用して、彼らが言うハードスキルを検証および検証しています。

PCMag：ホームオフィスワーカーが成功するために必要なものは何ですか？

Sciortino：最初は常に専用のワークスペースです。 自宅にオフィスの余地はないかもしれませんが、リビングルームや予備のベッドルームなど、オフィスと呼ばれる特定の領域が必要です。 「仕事中です。オフィスのスペースに向かっています」と言うことができます。 実際にインタビューを行い、仮想アシスタントが専用のスペースを確保し、「注意散漫なゾーン」と呼ばれる場所で作業するようにします。 台所のテーブルで仕事をしようとしていて、家族や子供（またはペット）が通過している場合は、うまくいきません。

2つ目は、勤務時間の境界を設定することです。 自宅で仕事をするときは、オフィスを離れるオプションがないため、常に仕事をすることは非常に簡単です。 仕事はオフィスにとどまります。 そして今、あなたはその日の終わりです、あなたが夕食を作っている間、あなたの電子メールをもう一度確認することは非常に簡単です。 まるでオフィスで働いているかのように、開始時間と停止時間をできる限り配置する必要があります。 燃え尽きたり、常に仕事をしているような気分にならないようにするために、個人的な境界線で「毎日6時までにやろう」と言うのが最善です。 私は娘に「ママ、いつも働いてるの？」と言わせました。 そして、「彼女は正しい」と思った。 出血させていました。

それに追加できるもう1つのことは、家の外にいる時間をスケジュールすることです。 それはあなたの隣人とのランチデートかもしれませんし、週に数時間スターバックスで働いているかもしれません。 もしあなたが一日中あなたの机に鎖でつながれているなら、あなたは少し興奮して狂ったようになり、あなたが箱に入れられたように感じるでしょう。

最後の部分は、優れたコンピューター、優れたソフトウェア、クリーンなマシン、新しいマシンなど、ワークロードを処理できるマシンを持っているかどうかにかかわらず、リモートで作業するのに役立つテクノロジーとツールについて意図的に取り組むことです。 しかし、BasecampやSlackなどの人々と共有するのに役立つプログラムを使用するなどの場合もあります。 優れた技術を持ち、コンピューターと新しい技術を非常に快適に使用できることは、リモートワーカーであることの利点に追加されます。

PCMag：マネージャーがホームオフィスワーカーを成功させるには何が必要ですか？ 「雇用主と従業員の間の信頼を育てる」プログラムを提案しました。 3分ごとにスクリーンショットが必要です。 それはあまり信頼できないようです。

Sciortino：私たちは、慣れていない人がリモートで作業することが難しい場合があることを認識しています。 反対側の人があなたに頼んだ仕事をしているという信頼を築くには時間がかかります。 ただし、コミュニケーションツールを使用してクライアントとVAに推奨するものがあります。 少なくとも週に1回のビデオ会議を開催して、今週何をする必要があるか、先週から何が残っているか、顔を見ながら話すことができます。ボディーランゲージを読むことができます。 それは私たちが本当に信じていることです。 リモートで作業する場合は、ウェブカメラが必要です。

また、人々が密接なつながりを保つのに役立つ多くのツールもあります。 Basecamp、Asana、Evernote、Wunderlistなどのワークスペースを共有できるさまざまなアプリがあり、人々が1日を通して行っている作業を確認できます（メモの追加やタスクの完了）。 「ねえ、このプロジェクトで私たちがどこにいるのか見てみましょう」と言うのはとても簡単です。

そして、お使いの携帯電話用のアプリ、非常に快適なテキストメッセージ、VoxerやHeyTellなどのアプリの使用（音声メモを送信するための簡単なトランシーバーのようなもの）をお勧めします。

正直なところ、私たちは文化やチームの励ましに関して複雑になりすぎないようにしています。 私たちはFacebookのようなものを使用しており、私たちは私たちのチームのためにプライベートグループを持っています。 彼らは私たちの仮想ウォータークーラーと呼んでおり、「ちょっと、みんな、アドバイスはありますか、誰か経験はありますか？」という一回限りの質問をします。 チームはお互いに助けを求めています。

また、毎週のセールスの要約を投稿します。「おい、チーム、これが私たちが向かっている場所です。おい、すばらしい称賛と叫び声です。」 私たちの仮想オフィスは、そのプライベートFacebookグループであり、私たちにとって最大のチームビルディング成功の1つです。