メールは簡単に嫌いです。 そして、ああ、私たちはそれを憎むのが大好きです。 外の世界へのリンクとして、それは素晴らしいことです。 同僚と話す方法としては、それほどではありません。 リアルタイムではなく、人々が誤用し（hello、「全員に返信」）、重要なメッセージは、ニュースレター、広告、購読したことのない製品やサービスへの購読メールの毎日のスラッジに埋もれています。
いつもそうだったわけではありません。 アメリカのコンピュータープログラマー、レイトムリンソンが1971年に最初の電子メールシステムを実装してから、電子メールが伝わるようになってから20年以上かかりました。 しかし、そうなったとき、それは人々が仕事の内外でコミュニケーションする方法に革命をもたらしました。 トムリンソンは3月6日に74歳で亡くなりました。
今日、企業はAtlassian HipChat、Google Hangouts、特にSlackなどのオンラインコラボレーションツールを求めてメールを大量に流しています。 2015年7月のIDCレポートによると、この活動はアナリストがエンタープライズソーシャルネットワークと呼ぶものの世界市場を2019年までに35億ドルに押し上げ、2014年の2倍以上になると予想されています。
Slackまたは同様のオフィス内コミュニケーションツールへの切り替えは、無料トライアルアカウントを開くのと同じくらい簡単です。 Slackは、チームメンバー間の素早い交換や、会社全体でドキュメントやレポートを共有するのに最適です。 しかし、学習曲線があり、高価になる可能性があり、さらに悪くないにしても、電子メールと同じくらい大きな時間を費やす可能性があります。
「従業員の買収が必要です」と、ストックフォトサイトShutterstockのBlogger Partnerships and Outreach ManagerのDanny Groner氏は述べています。 「人々がそれに投資し、価値があることを喜んで認めるなら、3〜6ヶ月であなたは古いやり方をやめるでしょう。」
あなたのビジネスが電子メールのさよならにキスする準備ができているかどうか決定するのを助ける要因はここにある。 それらは、私がインタビューした半ダース以上の中小企業（SMB）からの入力に基づいており、オフィスメッセージングをSlackまたは同様のツールに移行しました。
1.切り替えの理由を理解する
「悪い」メールだからといって十分ではありません。 具体的な目標は、新しいサービスをセットアップして展開する方法を決定するのに役立ちます。 サイバーセキュリティ会社WatchPoint DataのCEOであるGreg Edwardsは、従業員との間で情報をより迅速にやり取りする方法を望んでいましたが、ファイルの添付、コラボレーション、および資料のアーカイブが可能です。 彼はインスタントメッセージング（IM）が提供できるよりも豊富な機能を必要としていたため、Slackをテストし、「探していたすべてを実行した」ことを発見しました。
2.ビッグガンは戦いをリードしなければならない
はい、それは戦いになります。 メールが壊れていても、それはほとんどの人が慣れていることです。 トップマネージャーが最大のチアリーダーであり、最初のユーザーでない限り、切り替えは機能しません。 小さな会社では、それが所有者またはCEOになる可能性があります。 より大きな会社では、部門の責任者になる可能性があります。 Slackにサインアップした後、Edwardsは8人の従業員にSlackについて継続的に通知する必要がありました。 「私はまだ人々に私に電子メールを送ってもらいます、そして私は応答して、 『これをSlackで私に送ってください』と言います。」
他の会社はよりまろやかなアプローチを取ります。 仮想電話番号アプリの作成者であるバーナーは、同社の共同設立者の1人がSlackを試すために数人の友人を招待したとき、別のチャットアプリケーションを使用していました。 「誰もがSlackをますます使用し始め、私たちはもう1つを殺しました」とバーナーのCEOであるグレッグコーンは言いました。 その結果、電子メールの量が30〜50％減少したと見積もっています。また、仕事が社外の人々に電子メールを送信することを伴わなければ、さらに減少したはずです。
3.オプションを検討する
Slackは大きなプレーヤーですが、代替手段もあります。 Sameroomのツールは互換性のない通信プラットフォーム間でメッセージを共有するのに役立ち、同社はAtlassian HipChat、Intercom、Slackなどのオフィス間メッセージングに複数のソリューションを使用していますが、主にFleepを使用しています。 とりわけ、Fleepユーザーは、プラットフォーム内にメールを送受信するためのメッセージを書くことができます。これは、Slackの無料版では利用できない機能です（SameroomのCEO、Andrei Sorokerによる）。
4.コストを考慮する
Slackは、10, 000件のメッセージと5つのサポートされているツールに到達するまで無料です。 それ以降は、ユーザー1人あたり月額8ドル（年間支払いの場合は6.67ドル）です。 Web開発会社Great Dental Websites（GDW）の創設者兼CEOであるJeff Gladnickは、30人の従業員にSlackに月額200ドルを支払っています。 彼はサービスが大好きですが、もっと安いものを見つけたいと思っています。 「あなたは思ったより早く壁にぶつかった」と彼は言った、「そしてスタッフが物を見つけられないと文句を言い、メールに戻りましょう。だからあなたは買います。それはヘロインのようなものです。下車できません。」
5.トレーニングを提供する
想像するのは難しいが、かつて人々はメールの使い方を学ばなければならなかった。 Slackでも同じです。 チャンネルがどのように機能するか、チャンネルをオプトインまたはオプトアウトする方法など、従業員がSlackの基本を理解していることを確認してください。 Slackを既存のオフィス生産性アプリと統合する場合、それらが何であり、どのように接続するかを確実に理解してください。 Slackユーザーのための7つの基本的なヒントで、ハウツーのヒントをさらに入手してください。 オンボーディングの従業員が多ければ多いほど、今日の泥沼メールを作成したような悪い習慣に陥る可能性は低くなります。
6.あなたの文化を社交的にすることでどれだけの非仕事が許されるかを決定する
GDWの従業員は、猫、スキー、スノーボードが好きな人のためにSlackチャンネルを開始しました。 「私たちの文化の多くはSlackに浸透しました」とGDWのGladnick氏は述べています。
しかし、楽しみすぎは悪いことです。 人々にタスク間で蒸気を吹き飛ばす機会を与える代わりに、間抜けなチャンネルは膨大な時間の浪費になる可能性があります。
Slackは最近、Skypeと同じラインに沿って独自の内部ボイスチャットを発表しました。
Soroker氏は、かつてSkypeを使用していた会社で働いていたという。「仕事中はまるでこれらの（Skype）チャットルームで冗談を言ったり、猫の写真やアニメーションGIFを入れ替えたりするだけだった」 「それが現実になった場合、それは危険です。」 Sameroomで、Soroker氏は楽しいSlackチャンネルはないと言いました。 「仕事に関係しない限り、何も言わない。わざと退屈にしようとする。」
7.顧客に連絡するためのコミュニケーションアプリを無視しない
コラボレーションツールと内部メッセージングアプリは、顧客とのコミュニケーションを目的としていなかったかもしれませんが、企業は現在、そのように使用しています。 Cohesion Singaporeは、レーザータグやバブルサッカーなどのグループチームビルディングイベントのオーガナイザーであり、WhatsApp MessengerとTelegram Messagingを使用して、見込み客からのクエリに応答します。 Cohesion Singaporeの共同設立者Xavier Chng氏によると、18か月の会社は従業員がより迅速に対応できるようになったため、約1年前にメールアプリを廃止しました。 また、顧客は、迅速な返信などの「本質的な価値」に対してプレミアムを支払うことをいとわないと述べました。
