家レビューオフィスでの電子メールの過負荷に対処する4つの方法

オフィスでの電子メールの過負荷に対処する4つの方法

2024

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電子メールはほとんどすべての人にとって問題ですが、特にオフィスでは、注意散漫を引き起こし、実際の作業に費やす時間を消費します。一部の人々は、メール自体を確認するのではなく、メールをチェックして返信することを「仕事について仕事をする」と言います。

ビジネスの所有者と管理者は、自分自身と従業員の両方が職場での電子メールの過負荷に対処できるように支援できます。

まず、対面のコミュニケーションを奨励します。 電子メールが不要なときに従業員同士が会話できるようにすることで、不要な電子メールを減らすことができます。口調と感情が本当に重要である場合、面倒な話題については、対面の会話もメールよりも優れています。口頭ほど感情を書き言葉で伝えるのが得意な人はほとんどいません。

次に、インスタントメッセージングプログラムを使用します。 簡単な質問と回答を得るには、IMに勝るものはありません。一部の企業では、従業員がそのようなプログラムをインストールすることを禁止していますが、実際にはオフィスでの恩恵だと思います。インスタントメッセージングは、スタンドアロンアプリ、またはPodio、Yammer、Jiveなどのオンラインビジネスプラットフォームに組み込まれたアプリで取得できます。組織でGoogle Appsを使用している場合は、いつでもGoogleトークを活用できます。どのIMアプリを選択する場合でも、組織内の全員が同じものを使用していることを確認してください。また、IT部門が従業員がインストールできるものに制限がある場合、チームがインストールを確認できるように、誰もが使用することになっているIMアプリを知っていることを確認してください。

第三に、一般的なメッセージのメールよりも良い場所を見つけます。 明確な例の1つは、従業員が電子メールで病気、休暇、早退などを全員に知らせる場合です。これらは、電子メールの乱雑さを増す一般的なメッセージですが、必要はありません。 1つの解決策は、共有カレンダーを使用することです。もう1つは、管理アシスタントが誰が出入りしているかを追跡し、代わりに1つの統合メールを送信することです。

4番目に、電子メールの役割モデルになります。 会社または部門の責任者である場合は、メールの習慣が従業員に求めていることを反映していることを確認してください。可能な場合は、短いメールを作成します。それが適切なコミュニケーション方法であるとき、顔を合わせて人々に話します。 IMを使用し、従業員にしたいことを他のことを行います。人々はあなたのリードに従い、それがあなたが電子メールを中心としたより良い企業文化を発展させる方法です。

追加のリソース

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