整理整頓：生産性を向上させる5つのステップ

おそらく、職場での時間をより有効に活用できることをご存知でしょう。 しかし、どのようにそれをしますか？

生産性を高めるにはいくつかのコツがありますが、以下に概説する5つのステップでその方法を正確に説明します。

簡単ではない。 より生産的になるためには、クイックフィックスに頼るのではなく、習慣を身につける必要があります。 しかし、これらの新しい習慣を身に付けるためにできることはいくつかあります。 また、より生産的な仕事に向かわせるのに役立つ多くのモバイルアプリ、ソフトウェアプログラム、および技術サービスがあります。

1	生産性サイクルをマッピングする

仕事で生産性を高めるためにできる最も重要なことは、最初に生産性サイクルを知ることです。 誰もが日中に集中できる時間を持ち、他の時間は注意力が衰えます。 「ほとんどの人にとって、最も生産的な時間は、最初に目を覚ますときではなく、比較的早い時間です」と、デュークの行動経済学者兼教授であるダン・アリーリーは言います。大学。 Arielyは、個人的な自己改善のためにモバイルアプリを使用する方法を見つけることに強い関心を持っています。 「たとえば、午前中にメールを送信するのは、午前中の分がより価値があるため、通常は無駄です。」 すべての分が均等に作成されるわけではありません。

Arielyが好むように、生産性の高い期間と低い期間、またはキャパシティの高い期間と低い期間を把握することが、貴重なつかの間の時間を最大限に活用するための最初のステップです。

多くの人は、自分が最高の時間と最悪の時間にいる時間を知っていると思いますが、確認するのに問題はありません。 RescueTimeは、生産性サイクルを把握するために私が見つけた最高のツールです。 RescueTimeは、1日を通してどのプログラムを使用し、どのサイトにアクセスしたか、およびその期間を記録する小さなデスクトップアプリケーションです。 これらのさまざまなアプリとサイト（非常に生産的、生産的、中立的、気が散る、または気が散る）を分類し、時間の過ごし方に関するレポートを生成します。 たとえば、ソーシャルネットワーキングサイトはデフォルトで「非常に注意をそらします」。 （既定値が正確でない場合は、サイトとプログラムを再分類できます。）また、タスクを切り替える頻度を確認することにより、生産性サイクルについて多くを伝えることができます。

レポートを分析する前に、少なくとも1週間はRescueTimeを使用することをお勧めします。 通常の動作を変更せずに使用してみてください。 ポイントは、1週間モデルの従業員になることではありません。 大容量と低容量の自然な瞬間はいつになるかを把握することです。

データがある場合は、1つの非常に生産的なタスクにかなりの時間（40分以上）を費やした時間を見てください。 次に、生産性が低く、さまざまなタスクをすばやく切り替えたり、気晴らしに長い時間を費やしたりする時間帯を探します。

たとえば、午前9時から午前11時の間に最も集中していると、生産性が低下します。 私は通常、ランチタイムの周りに非常に気を取られています。 常にではありませんが、午後には生産性の別の強い期間がありますが、それは信頼できません。

次のステップは、その情報をどうするかを知ることです。

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ルーチンを変更する

生産性サイクルがわかったら、それに合わせてルーチンを変更する必要があります。

たとえば、集中力の低い時間帯に会議のスケジュールを開始します。 ミーティングで私たちが最善を尽くすことはめったにありません。 そのため、たとえば、朝が生産的な時間である場合は、朝の会議を絶対に行わないようにします。

逆に、あなたの心が最高である時間帯に最も重要な、集中力の高いタスクに取り組みます。 多くの場合、私たちは最も重要な仕事をスケジュールしません。 できるときはすぐに到達します。 それは大丈夫です、あなたが本当に集中できる日中にそれをすることを習慣にする限り。

ほとんどの人が集中力の高いタスクをより早く行えるようになり、生産性のピーク時にこれらのタスクに使用するプログラム のみ を起動する習慣を身に付けます。 たとえば、メールの生産性があまり高くない場合は、開かないでください。 プログラムを起動しないでください。 メールを本当に確認する必要がある場合は、携帯電話またはタブレットの受信トレイを一見し、それを片付けて、本当に注意を必要とするタスクに戻ることができます。

生産性の高い作業の多くがブラウザで行われているのに、時間の浪費が大きい場合はどうでしょうか。 この種の注意散漫を最小限に抑えるためのコツがいくつかあります。 手始めに、アクティブなタブを全画面モードにすることができます。 それはあなたが目の前の仕事を続けるのに役立ちます。 また、指定したWebサイトからユーザーをロックアウトするブラウザープラグインと拡張機能をインストールすることもできます。 私のお気に入りは、Chrome用のStayFocusdです。 集中力を維持する方法については、私の記事でさらに推奨事項を見つけることができます。

3	毎日あなたの一日を復習する

ルーチンに加える別の変更：開始する前に常に1日を確認することを習慣にします。 2週間前に予定していた午後3時の会議で不意を突かれないように、まずカレンダーとTo Doリストを確認してください。 最初のコーヒーを飲んでいるときでも通勤中であっても、1日（習慣にするのは毎日同じ瞬間）の時間をとって1日の計画をレビューすることは本当に違いがあります。

毎日1日をレビューする新しい習慣を作成することは、言うよりも簡単です。 思い出させるのに役立つモバイルアプリの1つにAny.Doがあり、これにはAnyDo Momentという機能があります。 AnyDo Momentは、心地よいトーンを再生し、平日に毎日通知をプッシュして、1日をレビューする時間であることを通知します。 次に、アプリはカレンダーとTo Doリストのすべてをリストし、スケジュールを維持するか、別の日に移動するかを尋ねます。

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休憩

休憩してください。 昼食のための休憩だけではありません。 自分ができる限り最も生産的な人間になるためには、心をリフレッシュする必要があります。

私はフィットネスのアクティビティトラッカーの大ファンであり、そのうちのいくつかの機能の中で気に入っている機能の1つはサイレントアラームです。 フィットネスバンドが特定の時刻に静かに振動するようにアラームを設定できます。 午後4時のシャープに設定するのが好きです。 椅子から出てキッチンに歩いてコーヒーカップを洗い流すだけでも、コンピューターの画面から少し目を離すには十分です。

一部のアクティビティトラッカーには、アイドルアラートもあります。 一定時間（通常は1時間）座っていると、これらのアラームによりトラッカーが振動します。 彼らはあなたに起き上がって動くように思い出させるように設計されていますが、2分間仕事を止めて休憩することを思い出させるものとして等しく価値があると思います。 また、休憩アプリをインストールすることもできます。休憩アプリは、休憩を取ることを思い出させる軽量プログラムで、問題を強制するために短時間コンピューターをロックアウトすることさえできます。 私たちのお気に入りは、TimeOut FreeというMacアプリです。

Windows、Mac、およびブラウザーに適したもう1つの機能は、Focus Boosterと呼ばれます。

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ラインアップの終業

あなたの一日がただ泳いでいると想像してください。 その後、午後4時40分にヒット。 忙しくします。 永遠が過ぎ去ったような気がします！ その後、再び時計を見ると、午後4時42分です。

1日の終わりに、最後の20分間をどれくらいの頻度で無駄にしますか？ 1か月で何時間ですか？ ソーシャルネットワーキングサイトや友人へのテキストメッセージに費やす時間はどれくらいですか？

一日の終わりの雑用をいくつか並べることで、その習慣をキックします。 やりたいことをやってみてください。でも、それは忙しい仕事だと思われるかもしれません。 以下に例を示します。

• ファイリングペーパー
• 古いメールのフォローアップ
• コンピューターのキャッシュをダンプする
• ブラウザの履歴を削除する
• 電話を返す
• 机、キーボード、モニターからほこりやパン粉を拭き取ります。

一日の終わりに実行できるタスクのオプションの短いリストがある場合、実際にそれらのいずれかを実行する可能性が高くなります。 カレンダーにメモを作成するか、リマインダーとして役立つアイデアをデスクの近くに付箋で残してください。 金曜日の午後4時45分に来て、あなたの目はおそらく彼らにさまようでしょう。 追加のリソース