ゼロメールの推進

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• ゼロメールの推進
• コミュニケーションSans Email

2011年、フランスに本拠を置くAtosのCEO兼会長であるThierry Bretonは、3年以内に会社のメールを根絶することを計画しているという大胆な声明を発表しました。 アイデアは称賛と同じくらい多くの論争を引き起こした。 今、これらの3年が終わりました。 それで会社はどうしましたか？

AtosのZero Email Global Program ManagerであるMarc Bovensに電話で連絡を取り、会社が成功したかどうかを調べました。 Bovensは、電子メールをゼロにすることは、実際には従業員の健康をより重視することの一部であると説明しました。 Atosの人々（一日中コンピューター端末の前に座っている他のほとんどすべての人と同じように）は、電子メール、より正確には、電子メールが引き起こす情報の過負荷に圧倒されました。

Atosは小さなスタートアップではありません。 同社は52か国で76, 000人以上を雇用しています。 Atosは国際的なITサービス企業であり、銀行業界から防衛およびセキュリティに至るまで、広範なビジネスに取り組んでいます。 電子メールで互いに通信することから離れて、彼らが実行する膨大な範囲の仕事で、それらすべての人々をどのように獲得しますか？

Jill Duffy： Atosが3年以内にすべての内部メールを削除するという目標を発表したのは2011年でした。 その3年のマークは過ぎ去りました。私は疑問に思っています。

Marc Bovens： 3年の期間は今年2月に終わりました。 私たちはプログラムの重要なマイルストーンを本当に達成しました。これは情報の過負荷に対処する最も重要なマイルストーンです。

電子メールが60％減少したことを既に公開し、伝えました。 そしてもちろん、これは別の方法で作業し、Outlook for emailの横にある新しいツールセットを使用することで補われます。

JD：使用しているツールのいくつかについて教えてください。

MB：はい。 ツールの組み合わせです。 ZEN：Zero Email Networkと呼びます。 実際には、Microsoft SharePointの実装であり、Lync [Microsoftのオンラインコミュニケーションツール]と、2012年に買収したBlueKiwiというソフトウェアとを組み合わせたものです。ソーシャルネットワークを提供します。

明らかに、これら3つはうまく統合されています。 たとえば、ZEN-BlueKiwiプラットフォーム内から、Lyncをプレゼンスに統合しました。 ユーザーは任意の写真をクリックして、インスタントメッセージングを開始したり、インターネット経由で通話を開始したりできます。 コミュニティとSharePointサイトがうまく統合されているため、人々はBlueKiwiコラボレーションコミュニティに簡単に接続できます。

[ゼロメールプランの展開]フェーズとは何かという質問に少し答えるために、最初の年に、「メールエチケット」と呼ばれるものに多くの時間を費やしました。 また、管理チームのトレーニングを開始しました。

JD： 「電子メールのエチケット」と言うとき、コミュニケーションに電子メールを使用するのが適切でない場合と適切でない場合とはどういう意味ですか？

MB：正しい。 前向きな方法で、たとえば、それが最も適切な場合に、人々が直接会うように人々を動機付けたいと思いました。 Lyncの採用が急増しました。 人々は実際にインスタントメッセージングを使用し始めましたが、Lyncを介したアプリケーション共有とビデオ会議も使用し始めました。 本当に、それは適切なアプリケーションに適切なツールを使用することによる動作の変化でした。

JD：それが会社の文化をどのように変えたと思いますか？

MB：より顧客中心になりやすくなりました。 ご存知のように、アトスは本当に大きな会社です。 私たちは、買収によって長年にわたって大きく成長しました。 私たちは経常収益と呼ばれるものに焦点を当てているので、長期的な連絡があります。 この[他のコミュニケーションツールの使用に移行]により、顧客重視の新しいレベルが実現しました。 どうして？ なぜなら、今では人々が顧客コミュニティを設立し、コミュニティ全体で顧客の課題に取り組むためにチーム全体でチームワークを組むことが非常に簡単だからです。 過去には、電子メールを介して、たとえば、人々が完全に協力していないために、不必要な量のメールを受信して​​いました。 それがこのプログラムの重要な成果の一つです。

もう1つは、アトスを再び小さくしたことです。 エンタープライズソーシャルネットワーク上で人々が維持するプロファイルのリストを持っているという単純な事実は、もちろんLyncのプレゼンスと組み合わされて、ディスカッションを開始したり、コミュニティに参加したりするための仲間を見つけるのが非常に簡単になります面白い。 アトスを小さくし、信頼を築きます。

さまざまな分野に多くの専門家がいますが、彼らは世界中に散らばっています。 関係に少し信頼を持ち、お互いの専門知識を少し理解し、協力し合うことがはるかに容易になれば、人々は協力しやすくなります。 それはこれをもたらした-そしておそらく私はあまりにも憂鬱です-しかし、それは人々が一緒に働くことができる会社のこの居心地の良い感覚を取り戻しました。 これは、メールだけでもSharePointでもできることではありません。

これは実際に私たちが行った方法の結果であり、それはまだ非常にユニークです。 多くの企業がソーシャルコラボレーションイニシアチブを開始しました。 彼らはパイロットを行います。 その後、彼らは別のパイロットを行い、最終的に全社的に採用されるように拡張しようとします。 しかし、私たちはそれを異なったやり方で行いました。 私たちは最初から多くの時間を人々に説明し、共同行動を変える必要があること、たとえばマネージャーが管理スタイルを変えるために必要だと説明しました。

マネージャーがコラボレーションのメリットを理解し、エンタープライズソーシャルネットワーク内のコミュニティで協力するという文脈でより賢く働くための大きなトレーニングプログラムがあります。

JD：内部メールを減らすことに決めたとき-そして、私は60パーセントを聞いてうれしいです。 これは本当に印象的な数です。これを行うための元の原動力は何でしたか？

MB：それは私たちがプログラムと呼ぶものでした。 アトスの野望の1つは、従業員から得た情報とフィードバックに基づいて改善すべき点に時間と注意を費やすことで、働きやすい職場のランキングを上げることです。

そのとき、メールが問題になりつつあるという強いシグナルを受け取りました。「メール」ではなく、メールが原因の過負荷である可能性があります。

電子メールのこれらの誤用はすべて、人々が非常に不快であるという事実をもたらしました。 一部のチームでは、人々が電子メールに費やした時間は、会社の時間の30パーセントまたは40パーセントにまで近づいていました。

「これは良い時間だと思いますか？」など、あらゆる種類の質問を始めたという事実と相まって、 電子メールの処理、電子メールのソート、電子メールへの対応に時間の40％を費やすことは問題ではないからです。 しかし、一般的に、これはほとんど非生産的と見なされていました。

大企業の経営陣であるあなたの従業員は、彼らがしていることの40パーセントが企業にとっての価値という点で疑わしいと説明しています。